Първият независим финансов одит: какво трябва да знае всяка малка фирма

За всяка малка фирма идва момент, в който независимият финансов одит става задължителен или пък е доброволно решение. Разберете кога и как да се подготвите за него.

Задължителният независим финансов одит в България не е просто формалност. Той е важен инструмент за прозрачност и доверие, който осигурява обективна оценка на финансовото състояние на фирмата. За много малки и средни предприятия (МСП) обаче, срещата с одитор е нещо ново и често буди притеснения. Нека разгледаме кога възниква това задължение и как да се подготвите за него. Това ще спести много главоболия и ще направи процеса по-гладък.

Кога одитът е задължителен? Разбиране на праговете

Не всяка фирма подлежи на задължителен одит. Законът за счетоводството (ЗСч) ясно определя критериите. Те са свързани с размера на предприятието и се измерват по три показателя. За да сте обект на задължителен одит, трябва да превишите поне два от тези три показателя към 31 декември на предходната година. Тоест, ако говорим за одита на годишните финансови отчети за 2023 година, гледаме данните към 31.12.2022 година. Ето и конкретните прагове:

Средна балансова стойност на активите: Над 4 милиона лева.
Нетни приходи от продажби: Над 8 милиона лева.
Средна численост на персонала: Над 50 души.

Важно е да се уточни, че за целите на ЗСч, предприятията се категоризират като микро, малки, средни и големи. Критериите за задължителен одит се отнасят предимно за средни и големи предприятия, както и за някои други специфични категории като публични предприятия, банки, застрахователи и др. Дори да не сте стигнали тези прагове, фирмата може доброволно да реши да бъде одитирана. Това често се случва, когато има нужда от финансиране, привличане на инвеститори или повишаване на доверието от страна на партньори.

Подготовка за първи независим одит: какво да очаквате?

Първият одит може да изглежда като изпитание, но с добра подготовка процесът е управляем. Одиторите не са ревизори от НАП. Тяхната цел е да изразят мнение дали финансовите отчети дават вярна и честна представа за финансовото състояние и резултатите на фирмата, съгласно приложимите счетоводни стандарти. Ето какво трябва да направите, за да улесните работата и на двете страни:

1. Документална изрядност

Това е алфата и омегата на всеки одит. Одиторът ще иска да види всичко, което подкрепя финансовите операции и счетоводните записи. Не става дума само за фактури.

Счетоводни политики: Уверете се, че имате актуални и добре документирани счетоводни политики, съобразени с Националните счетоводни стандарти (НСС) или Международните счетоводни стандарти (МСС), ако прилагате такива. Това дава рамка на цялата счетоводна дейност.
Първични счетоводни документи: Всички фактури (издадени и получени), протоколи, касови бележки, банкови извлечения, договори с клиенти и доставчици, ведомости за заплати и други документи, отразяващи стопански операции, трябва да са налични, подредени и лесно достъпни. Одиторът ще прави извадки и ще иска да ги провери.
Вторични документи: Това включва оборотни ведомости, главни книги, аналитични регистри, инвентаризационни описи, справки-декларации по ЗДДС, справки за ДДС продажби/покупки, Удостоверения за регистрация по ДДС и други.
Годишни финансови отчети: Предварително изготвени годишни финансови отчети - Баланс, Отчет за приходите и разходите, Отчет за паричните потоци, Отчет за собствения капитал и Справка за оповестяване, както и Годишен доклад за дейността. Те трябва да са приключени и да отразяват коректно състоянието на фирмата.

2. Вътрешни контроли и процеси

Одиторът ще прояви интерес към това как функционират вътрешните контроли във фирмата. Това не означава да имате сложна система като голяма корпорация, но дори и в малка фирма трябва да има логика в процесите. Например:

Как одобрявате плащания?
Как се проверяват входящи фактури?
Има ли разделение на отговорностите при работа с парични средства?
Как се извършва инвентаризация на активите?

Документирането на тези процеси, макар и неформално, е полезно. Одиторът ще оцени, че имате представа как минимизирате риска от грешки и измами.

3. Комуникация с одитора

Бъдете отворени и комуникативни. Не се притеснявайте да задавате въпроси. Одиторът ще иска да разбере бизнеса ви, спецификите на дейността и причините за определени счетоводни преценки. Подгответе се за интервюта с ключови лица във фирмата - управител, счетоводител, мениджъри на отдели.

4. Често срещани области на одиторски интерес

Обикновено одиторите обръщат по-голямо внимание на следните области:

Приходи: Кога и как се признават приходите? Има ли договори, които подкрепят тези приходи?
Разходи: Всички разходи ли са документално обосновани и свързани с дейността?
Дълготрайни активи: Коректно ли са отчетени придобивания, продажби, амортизации?
Запаси: Как се оценяват запасите? Има ли инвентаризация? Как се отчитат бракове или липси?
Вземания и задължения: Има ли просрочени вземания? Как се отписват? Коректно ли са признати всички задължения?
Данъци: Проверява се съответствието с данъчното законодателство - ЗДДС, ЗКПО, ЗДДФЛ и др.

Контролен списък за подготовка за одит

Какво да направите тази седмица

Проверете праговете: Изчислете дали вашата фирма попада в критериите за задължителен одит според данните от предходната година. Ако е така, започнете да търсите регистриран одитор.
Прегледайте документацията: Направете бърз преглед на основните си счетоводни документи за последните 12 месеца. Има ли пропуски? Всичко ли е подредено?
Актуализирайте счетоводните политики: Ако нямате такива или са остарели, отделете време да ги прегледате и актуализирате съобразно текущата дейност и законодателство.
Комуникирайте със счетоводителя си: Обсъдете предстоящия одит и го информирайте за необходимостта от подготовка на всички изискуеми документи.

Независимият финансов одит е важен етап в развитието на всяка фирма. Подходете към него с разбиране и добра организация. Това ще ви донесе не само съответствие със закона, но и ценна обратна връзка за финансовото здраве на вашето предприятие. В DokiFlow вярваме, че прозрачността и добрата отчетност са в основата на успеха.