Първи независим одит на фирмата: Ръководство за подготовка

Всяка българска фирма, независимо от размера си, рано или късно може да се сблъска с необходимостта от независим финансов одит. За някои това е изискване по закон, за други - доброволно решение, продиктувано от партньори, инвеститори или стремеж към по-голяма прозрачност. Но как да се подготвим за този процес, особено когато ни е за първи път?

Задължителен одит: Кога е необходим?

Първо, нека видим кога одитът е задължителен. Законът за счетоводството (ЗСч) е ясен по този въпрос. Според чл. 20, ал. 4, годишните финансови отчети (ГФО) на малките и средни предприятия подлежат на задължителен независим финансов одит, ако към 31 декември на текущата отчетна година, превишават поне два от трите критерия за две последователни години. Тези критерии са:

• Балансова стойност на активите: 4 000 000 лв.
• Нетни приходи от продажби: 8 000 000 лв.
• Средна численост на персонала: 50 души

Важно е да отбележим, че ако фирмата ви е еднолично акционерно дружество (ЕАД) или акционерно дружество (АД), одитът е задължителен всяка година, без значение какви са тези критерии. Същото важи и за предприятия, които съгласно специални закони подлежат на одит - например инвестиционни посредници, застрахователи и др.

Дори и да не попадате в тези категории, може да се наложи да се подложите на одит по искане на банка за кредит, потенциален инвеститор или при продажба на бизнеса. В тези случаи одитът е доброволен, но често неизбежен.

Какво да очаквате от одитора?

Одиторът не е ревизор от НАП. Неговата цел е да изрази независимо мнение дали вашите ГФО дават вярна и честна представа за финансовото състояние и резултатите от дейността на фирмата, съгласно приложимата счетоводна рамка. Той ще търси доказателства, че счетоводната ви политика е адекватна, контролите са ефективни и че няма съществени изкривявания в отчетите.

Одиторът ще прегледа вътрешните ви контроли, ще тества транзакции, ще иска потвърждения от трети страни (например банки, клиенти, доставчици) и ще анализира финансовите ви резултати. Подгответе се за много въпроси и искания за документи.

Подготовка за одит: Практически стъпки

Добрата подготовка е ключът към гладък одитен процес. Ето какво съветвам клиентите си:

1. Подредете счетоводната документация

Това е основата. Всички първични счетоводни документи - фактури, протоколи, банкови извлечения, касови ордери, ведомости за заплати - трябва да са налични, хронологично подредени и осчетоводени. Уверете се, че няма липсващи документи или пропуски в номерацията.

2. Актуализирайте счетоводните политики

Прегледайте счетоводната си политика. Тя трябва да е актуална, да отразява дейността на фирмата и да е в съответствие с приложимите счетоводни стандарти (НСС или МСС). Одиторът ще иска да се запознае с нея и да провери дали се спазва последователно.

3. Подгответе справки и анализи

Одиторът ще поиска различни справки. Ето някои от най-често срещаните:

• Оборотни ведомости за периода, включително аналитични сметки.
• Разшифровки на основни сметки: клиенти, доставчици, материални запаси, дълготрайни активи, заеми, капитал.
• Анализ на приходи и разходи - сравнение с предходни периоди, обяснения за съществени отклонения.
• Справки за ДМА - придобити, отписани, амортизационни планове.
• Справки за материални запаси - инвентаризационни описи, движение на стоки/материали.
• Справки за вземания и задължения - просрочени, съмнителни, потвърждения от контрагенти.
• Банкови извлечения и касови наличности - съпоставка със счетоводните записвания.
• Данъчни декларации - ДДС, корпоративен данък, данък върху доходите на физически лица.
• Документи, свързани с персонала - трудови договори, ведомости, декларации.

4. Подгответе управленски доклади и протоколи

Одиторът ще иска да види протоколи от общи събрания, решения на управителния орган, договори с клиенти и доставчици, договори за кредити и заеми. Всички тези документи дават контекст на финансовите операции.

5. Комуникация със счетоводителя

Уверете се, че вашият счетоводител е запознат с предстоящия одит и е на разположение за въпроси и предоставяне на информация. Той е ключова фигура в процеса.

Контролен списък преди одита

Ето един бърз списък, който да ви помогне да се ориентирате:

• [ ] ГФО за предходни години - налични и заверени.
• [ ] Счетоводна политика - актуална и подписана.
• [ ] Първични документи - подредени и осчетоводени.
• [ ] Банкови извлечения - съпоставени със сметките.
• [ ] Инвентаризационни описи - налични и подписани.
• [ ] Договори (клиенти, доставчици, кредити) - организирани.
• [ ] Данъчни декларации и платежни - архивирани.
• [ ] Протоколи от общи събрания/решения на управителя - налични.
• [ ] Кореспонденция с адвокати относно съдебни дела - ако има таки

Често срещани проблеми и как да ги избегнете

• Липсващи документи: Винаги търсете дубликати или си осигурете адекватни обяснения.
• Несинхронизирани сметки: Регулярно правете съпоставки и осчетоводявайте разлики.
• Неактуална счетоводна политика: Преглеждайте я поне веднъж годишно.
• Непълни инвентаризации: Провеждайте ги стриктно и документирайте процеса.

Първият одит може да звучи страшно, но с добра подготовка и открито сътрудничество с одитора, процесът ще премине гладко. Не забравяйте, че целта на одита е да повиши доверието във финансовите ви отчети, което е само във ваш интерес.

Какво да направите тази седмица

1. Проверете дали фирмата ви попада под критериите за задължителен одит по ЗСч за последните две години. Ако да - свържете се с регистриран одитор.
2. Направете преглед на счетоводната си политика и я актуализирайте, ако е необходимо. Уверете се, че е подписана от управителя.
3. Разгледайте архива си за първични документи от последните две години. Има ли липси? Ако да - започнете да ги набавяте.
4. Разговаряйте с вашия счетоводител за потенциален одит и кои аспекти от счетоводството ви биха могли да предизвикат въпроси.

Блогът на DokiFlow е създаден, за да подкрепя малкия и среден бизнес в България с актуална и полезна информация по счетоводни и данъчни въпроси. Ние вярваме, че добре информираният предприемач взима по-добри решения.