Първи независим одит на малка фирма: Как да се подготвим за успешно преминаване

Когато една българска фирма достигне определени финансови показатели, независимо дали става дума за оборот, активи или средносписъчен брой персонал, тя попада под обхвата на задължителен независим финансов одит. Това често е нов етап за малкия и среден бизнес, който изисква не само точно счетоводство, но и структурирана подготовка.

Преди да навлезем в детайлите, нека да разгледаме кой и защо подлежи на задължителен одит. Основният закон, който регулира това, е Законът за счетоводството (ЗСч). Той определя праговете, при които годишните финансови отчети (ГФО) на предприятията подлежат на задължителен независим финансов одит от регистриран одитор.

Кога е задължителен независимият одит? Прагове по ЗСч

Според Закона за счетоводството, предприятията трябва да одитират своите годишни финансови отчети, ако към 31 декември на текущата година надвишават два от следните три критерия за предходната финансова година:

• Балансова стойност на активите: 4 000 000 лв.
• Нетни приходи от продажби: 8 000 000 лв.
• Средна численост на персонала: 50 души

Важно е да се отбележи, че ако за една година надхвърлите тези прагове, но през следващата не ги достигнете, задължението за одит може да отпадне. Винаги проверявайте актуалните разпоредби, тъй като те подлежат на промени. Също така, има специфични случаи, като например някои видове публични предприятия или такива, които се консолидират, които подлежат на одит независимо от тези прагове.

Защо е важен одитът за малката фирма?

Освен че е законово задължение, независимият одит носи и ползи. Той повишава доверието в компанията пред банки, инвеститори и партньори. Одиторът не само проверява, но и често дава препоръки за подобряване на вътрешния контрол и счетоводните процеси. Гледайте на одита като на проверка за здраве, а не като на разпит.

Подготовка за първия одит: Стъпка по стъпка

Добрата подготовка е ключът към гладкото протичане на одита. Ето какво трябва да имате предвид:

1. Избор на одитор

Не чакайте последния момент. Започнете да търсите регистриран одитор (или одиторско дружество) навреме. Разговаряйте с няколко фирми, сравнете оферти и се уверете, че избраният одитор има опит с вашия тип бизнес. Важно е да имате добър контакт и комуникация.

2. Организация на счетоводната документация

Това е най-важната част. Одиторът ще иска да види всичко. Уверете се, че всички документи са систематизирани, лесно достъпни и пълни. Ето един контролен списък:

• Счетоводни регистри: Главна книга, оборотни ведомости, хронологични регистри за всички сметки.
• Първични счетоводни документи: Фактури (издадени и получени), протоколи, касови ордери, банкови извлечения, договори, складови разписки.
• Дълготрайни активи: Инвентарни книги, протоколи за въвеждане в експлоатация, амортизационни планове, документи за придобиване и изваждане от употреба.
• Вземания и задължения: Разпечатки от счетоводни сметки, потвърждения от клиенти и доставчици (салдо-извлечения), протоколи за съгласуване на салда.
• Касови операции: Касова книга, касови бележки, протоколи за инвентаризация на каса.
• Банкови операции: Всички банкови извлечения, платежни нареждания, договори за кредити и лизинг.
• ТРЗ и личен състав: Ведомости за заплати, трудови договори, заповеди, декларации, служебни бележки, досиета на персонала.
• Данъци: Всички подадени данъчни декларации (ДДС, корпоративен данък, данък върху доходите на физически лица), справки-декларации по ДДС, протоколи от проверки на НАП (ако има такива).
• Годишни финансови отчети: Предходни ГФО, баланси, ОПР, ОПП, ОКС, ССЧП.
• Други: Учредителни актове, протоколи от общи събрания, решения на управителни органи, договори за наем, застраховки.

3. Счетоводна политика и вътрешни правила

Уверете се, че счетоводната политика на фирмата е актуална и спазвана. Одиторът ще провери дали прилаганите счетоводни принципи са в съответствие с действащото законодателство и националните или международните счетоводни стандарти. Всички вътрешни правила, свързани с финансови операции (например за командировки, представителни разходи, лимити на разходи), също трябва да са налични и спазвани.

4. Инвентаризация

Преди приключване на годината, за която ще се извършва одит, е задължително да се извърши инвентаризация на всички активи и пасиви. Това включва касови наличности, материални запаси, дълготрайни активи, вземания и задължения. Протоколите от инвентаризацията са важен документ за одитора.

5. Комуникация с одитора

Бъдете открити и комуникативни. Отговаряйте на въпросите своевременно и предоставяйте исканата информация. Ако има неясноти или грешки, по-добре е да ги обсъдите открито. Одиторът не е ваш враг, а професионалист, който трябва да даде обективно становище.

Какво да очаквате по време на одита?

Одиторският екип обикновено започва с общо запознаване с дейността на фирмата и счетоводната система. След това ще поиска достъп до счетоводните регистри и първичните документи. Възможно е да извършва тестове на определени операции, да прави извадки и да задава въпроси на счетоводителя и ръководството.

Често срещани проверки включват:

• Проверка на пълнотата и верността на счетоводните записи.
• Оценка на вътрешния контрол.
• Проверка на данъчните декларации и спазването на данъчното законодателство.
• Анализ на финансовите показатели и съпоставка с предходни периоди.
• Проверка за спазване на счетоводните стандарти.

Често срещани грешки, които да избягвате

• Липса на документи: Една от най-честите причини за проблеми. Всяка счетоводна операция трябва да е подкрепена с валиден първичен документ.
• Неактуална счетоводна политика: Уверете се, че тя отразява текущите процеси и законодателство.
• Несъответствия между документи и записи: Разлики между касова книга и банкови извлечения, например.
• Забавено предоставяне на информация: Това удължава одита и повишава разходите.
• Неглижиране на препоръките: Одиторските препоръки са ценни за подобряване на процесите.

Първият независим одит може да бъде предизвикателство, но и възможност за усъвършенстване на финансовите процеси във вашата фирма. С адекватна подготовка и проактивен подход, той ще премине гладко и успешно.

Какво да направите тази седмица

1. Проверете праговете: Уверете се дали вашата фирма попада под обхвата на задължителен одит за текущата година въз основа на данните от предходната.
2. Прегледайте документацията: Направете бърз преглед на основните счетоводни регистри и папки с документи - има ли пропуски, всичко ли е подредено?
3. Актуализирайте счетоводната политика: Ако не сте го правили отдавна, отделете време да прегледате и актуализирате счетоводната политика на фирмата.
4. Свържете се с одитор: Ако предстои одит, започнете проучване на одиторски фирми и поискайте оферти.
5. Обучете екипа: Уверете се, че счетоводният ви екип е наясно с изискванията и е готов да съдейства по време на одита.

В DokiFlow вярваме, че добрата организация и ясните процеси са в основата на успеха на всяка фирма. Нашата платформа е създадена да ви помага именно в това - да управлявате документите си ефективно и да бъдете винаги подготвени за всяка проверка, включително и за независим одит.