Първи независим одит на малка фирма: Ръководство за подготовка

Всяка година много български предприятия достигат праговете, които ги задължават да преминат през независим финансов одит. За малките и средни фирми, това често е първият такъв опит и може да изглежда като сложна и плашеща задача. Истината е, че с малко предварителна подготовка и разбиране на процеса, одитът може да бъде не само успешно преминат, но и да донесе ценни ползи за бизнеса.

Първо, нека уточним кои фирми подлежат на задължителен одит. Според Закона за счетоводството (ЗСч), задължителен независим финансов одит на годишния финансов отчет се извършва от регистриран одитор, когато предприятието надвишава два от следните три критерия за предходната година:

• Балансова стойност на активите: над 4 милиона лева
• Нетни приходи от продажби: над 8 милиона лева
• Средна численост на персонала: над 50 души

Важно е да се знае, че тези прагове се гледат за предходната финансова година. Например, ако през 2023 година сте надхвърлили два от тях, то годишният финансов отчет за 2023 година ще подлежи на задължителен одит. Има и специфични случаи, като например някои консолидирани отчети или предприятия от обществен интерес, които винаги подлежат на одит, независимо от размера. За нас обаче, фокусът е върху малките и средни предприятия, които за пръв път достигат тези прагове.

Какво търси одиторът?

Одиторът не е ревизор, който цели да намери грешки и да наложи санкции. Неговата основна задача е да изрази независимо мнение дали годишният финансов отчет е изготвен в съответствие с приложимата счетоводна рамка (НСС или МСФО) и дали представя вярно и честно финансовото състояние и резултати на предприятието. Това означава, че одиторът ще търси доказателства за:

1. Пълнота: Всички сделки и събития са отразени.
2. Точност: Сумите са коректни и без съществени грешки.
3. Валидност: Отразените сделки наистина са се случили и са свързани с предприятието.
4. Разграничаване на периоди: Приходите и разходите са отнесени към правилния отчетен период.
5. Спазване на счетоводната политика: Приложените счетоводни политики са последователни и съобразени с нормативната база.
6. Адекватно оповестяване: Всички изискуеми оповестявания в приложенията към отчета са направени коректно.

Етапи на одита

Обикновено одитът протича в няколко основни етапа:

• Планиране: Одиторът се запознава с бизнеса ви, индустрията, вътрешния контрол и оценява рисковете. Тук се договарят срокове и обхват.
• Междинен одит (по желание): Може да се направи преглед на системите и част от документите преди края на годината, за да се разпредели натоварването.
• Приключващ одит: Това е същинската проверка след изготвянето на годишния финансов отчет. Включва детайлен преглед на сметки, салда, транзакции и оповестявания.
• Докладване: Одиторът изготвя доклад с одиторско мнение и писмо за управлението, в което посочва открити слабости или препоръки.

Подготовка за първи одит: Контролен списък

Добрата подготовка може да спести много време и нерви. Ето какво е добре да направите:

1. Изберете одитор навреме: Не чакайте последния момент. Опитните одитори имат запълнен график. Потърсете препоръки, проверете регистрацията в ИДЕС и обсъдете офертата.
2. Подредете счетоводството: Това е най-важното. Уверете се, че всички документи са налични, хронологично подредени и осчетоводени. Липсващи фактури, банкови извлечения или договори са често срещан проблем.
3. Актуализирайте счетоводната политика: Проверете дали е актуална, дали отразява дейността на фирмата и дали се спазва последователно. Одиторът винаги започва от нея.
4. Сверете салда: Направете детайлни сверки на всички сметки - клиенти, доставчици, банки, каси, ДДС сметки. Всяко разминаване ще бъде въпрос от одитора.
5. Инвентаризация: Проведете коректна инвентаризация на активите и пасивите към 31 декември. Документирайте я надлежно.
6. Договори и споразумения: Подгответе всички важни договори - за наем, за заеми, с клиенти и доставчици, трудови договори, протоколи от общи събрания. Одиторът ще ги прегледа, за да разбере същността на сделките.
7. Данъчни декларации: Уверете се, че всички данъчни декларации (ДДС, корпоративен данък, ДОО) са подадени в срок и отговарят на счетоводните данни.
8. ТРЗ и личен състав: Подгответе досиетата на служителите, ведомости за заплати, договори, заповеди за отпуски и други документи, свързани с персонала.
9. Оповестявания: Прегледайте проекта на годишния финансов отчет и приложенията към него. Уверете се, че всички изискуеми оповестявания са направени коректно и пълно.

Често срещани грешки и как да ги избегнем

• Неподредена документация: Води до забавяне и допълнителни въпроси. Решение: Въведете стриктна система за съхранение на документи.
• Липса на обосновка: Някои сделки или счетоводни преценки нямат ясна писмена обосновка. Решение: Документирайте важни решения и преценки, особено тези, свързани с признаване на приходи, разходи, обезценки.
• Неактуална счетоводна политика: Ако политиката не се спазва или е остаряла, това е червен флаг. Решение: Преглеждайте и актуализирайте я ежегодно.
• Непълни оповестявания: Пропуски в приложенията към ГФО. Решение: Използвайте контролен списък за оповестяванията, особено ако работите по МСФО.
• Забавяне с одитора: Отлагането на избора и контакта с одитор може да доведе до прибързан и по-скъп одит. Решение: Започнете комуникацията няколко месеца преди края на отчетната година.

Примерна таблица с необходими документи

| Категория | Примерни документи за подготовка | Забележки | | :-------- | :--------------------------------- | :-------- | | Общи | Устав/Дружествен договор, Решения на Общо събрание, Счетоводна политика | Документирайте всички промени през годината | | Активи | Акт за собственост, Договори за наем, Инвентарни картони, Амортизационен план, Протоколи за инвентаризация | За дълготрайни активи | | Пасиви | Договори за заеми, Кредитни линии, Справки за задължения към доставчици, Декларации за ДДС и ДОО | Задължения към банки, държава, персонал, доставчици | | Приходи | Издадени фактури, Договори с клиенти, Банкови извлечения | Доказателства за реализирани приходи | | Разходи | Получени фактури, Договори с доставчици, Банкови извлечения, Касови бележки, Пътни листове | Доказателства за извършени разходи | | Банки и каса | Банкови извлечения, Касови ордери, Инвентаризация на каса | Пълно съответствие между счетоводство и реалност | | Персонал | Трудови договори, Длъжностни характеристики, Ведомости за заплати, Декларации към НАП | Документи, свързани с разходите за персонал | | Данъци | Декларации по ЗДДС, ЗКПО, ЗДДФЛ, платежни нареждания | Доказателство за спазване на данъчното законодателство | | Междинни отчети | Оборотни ведомости, Справки за приходи и разходи | За проследяване на резултатите през годината |

Подготовката за първи независим одит е инвестиция във финансовата стабилност и прозрачност на вашата фирма. Тя не само помага да преминете успешно през проверката, но и подобрява вътрешните процеси, което е от полза за бизнеса в дългосрочен план. Не забравяйте, че одиторът е ваш партньор в този процес, чиято цел е да даде увереност във финансовата информация.

Какво да направите тази седмица

1. Проверете праговете: Изчислете дали вашата фирма е надхвърлила два от трите критерия за задължителен одит за предходната година.
2. Изберете одитор: Ако отговаряте на критериите, започнете проучване за регистриран одитор. Поискайте оферти и обсъдете обхвата на работа.
3. Прегледайте счетоводната политика: Уверете се, че тя е актуална и последователно прилагана.
4. Оценете документацията: Направете бърз преглед на основните счетоводни документи - налични ли са всички фактури, банкови извлечения, договори?
5. Комуникирайте счетоводителя си: Обсъдете с него предстоящия одит и какви стъпки трябва да предприемете заедно.

Ние в DokiFlow знаем колко е важно счетоводството да е подредено и прозрачно. Нашата платформа е създадена да улесни точно това - организирането на документите и автоматизацията на процесите, за да сте винаги подготвени, не само за одит, но и за всяко друго предизвикателство.