ЗМИП и счетоводните кантори: Как да се предпазим от рискови клиенти?

Законът за мерките срещу изпирането на пари (ЗМИП) налага сериозни отговорности на счетоводните кантори. От 10.03.2023 г. СДВР е разширен и включва и счетоводителите, което означава, че сме длъжни да спазваме строги правила за идентификация и мониторинг на клиентите. Това не е просто бюрократична тежест, а важен инструмент за превенция на финансови престъпления, който предпазва и нашия бизнес от нежелани последствия.

В ежедневието си често се сблъскваме с разнообразни казуси, които изискват внимателна преценка. Нека разгледаме кои са тези рискови клиенти, какви проверки трябва да правим и как да документираме всичко, за да сме спокойни при евентуална проверка.

Кои клиенти са с по-висок риск според ЗМИП?

Определянето на рисковия профил на клиента е в основата на прилагането на ЗМИП. Не всеки клиент е еднакъв и не всеки представлява еднаква заплаха. Ето някои от основните индикатори за по-висок риск, които трябва да ни светнат "червена лампичка":

• Сложна и непрозрачна собственост: Клиенти с многослойна корпоративна структура, особено ако включва офшорни компании или юрисдикции с ниско данъчно облагане. Когато е трудно да се установи кой е действителният собственик (т.нар. краен действителен собственик - КДС), това е сериозен рисков фактор.
• Необичайни сделки и бизнес модел: Клиенти, които извършват сделки, които не съответстват на декларираната им дейност, или имат необичайно големи обороти за своя сектор. Например, фирма за озеленяване, която внезапно започва да търгува с криптовалути.
• Клиенти от високорискови държави: Юрисдикции, които са известни с недостатъчен контрол срещу изпирането на пари или са под санкции. Списъците се актуализират от ФАТФ (Financial Action Task Force) и ЕС.
• Лица, заемащи висши публични длъжности (ЛЗВД): Политически експонирани лица и техните близки роднини и сътрудници. Те представляват по-висок риск поради възможността за корупция и злоупотреба с власт. За тях винаги се прилагат засилени мерки.
• Клиенти, които настояват за анонимност или отказват да предоставят информация: Всяко нежелание за сътрудничество или опити за прикриване на информация е ясен сигнал за тревога.
• Нови клиенти без история: Особено ако започват с големи или сложни операции веднага след регистрацията си.
• Честа смяна на счетоводител: Защо предишният счетоводител е бил сменен? Имало ли е проблем? Това е въпрос, който си заслужава да бъде зададен.

Разбира се, наличието на един или два от тези фактори не означава непременно, че клиентът е престъпник. Но изисква много по-задълбочена проверка и постоянен мониторинг.

Какви проверки се правят и как се документират?

Процесът на надлежна проверка, или както го наричаме - комплексна проверка на клиента, е многоетапен и изисква систематичен подход. Ето основните стъпки:

1. Идентификация и проверка на самоличността

• За физически лица: Копие на документ за самоличност (лична карта, паспорт), проверка за валидност. Задължително е лично присъствие или удостоверено копие, ако не е възможно.
• За юридически лица: Актуална справка от Търговски регистър за фирмата, управител, капитал. Идентификация на управителя/представителя. Най-важното - установяване на крайния действителен собственик (КДС). Това става чрез декларация от клиента и проверка в публични регистри, доколкото е възможно.

Какво да търсим: Съвпадение на данни, валидност на документите, коректно попълнени декларации.

2. Събиране на информация за дейността и целта на отношенията

• Декларация за произход на средствата: Задължително за по-рискови клиенти или при съмнение. Не се притеснявайте да попитате. По-добре да попитате, отколкото да пропуснете.
• Информация за бизнеса: Каква е основната дейност на клиента? Какъв е очакваният обем на трансакциите? Защо е избрал точно вашата кантора?
• Декларация за ЛЗВД статус: Клиентът или негов близък дали е лице, заемащо висша публична длъжност? Това е задължителна декларация.

3. Оценка на риска

След като съберем цялата информация, трябва да направим оценка на риска. Всеки клиент получава рисков профил - нисък, среден или висок. Тази оценка се базира на информацията от идентификацията, дейността, географския риск и други фактори. Важно е да имате вътрешни правила за оценка на риска.

4. Постоянен мониторинг

Работата не приключва с първоначалната проверка. Трябва да следим трансакциите и поведението на клиента през целия период на сътрудничество. Всяка необичайна или подозрителна операция трябва да бъде анализирана. Например, ако фирмата рязко смени дейността си или започне да получава необичайно големи преводи.

5. Документация

Всичко, абсолютно всичко, трябва да бъде документирано. Това включва:

• Копия на идентификационни документи.
• Декларации от клиенти (за КДС, произход на средства, ЛЗВД).
• Вътрешни протоколи за оценка на риска.
• Записи от проведени разговори и кореспонденция, свързани с надлежната проверка.
• Доклади за подозрителни операции, ако има такива.

Всички тези документи се съхраняват за определен период (обикновено 5 години след прекратяване на отношенията с клиента). Редовно преглеждайте и актуализирайте информацията за клиентите си.

Контролен списък за проверка на нов клиент по ЗМИП

Ето един бърз контролен списък, който може да ползвате при стартиране на отношения с нов клиент:

| Стъпка | Действие | Документи | Бележки | | :----- | :------- | :-------- | :------ | | 1. | Идентифициране на физическо лице/представител | Копие на лична карта/паспорт | Проверка за валидност | | 2. | Идентифициране на юридическо лице | Актуална справка от ТР | Проверка на данни | | 3. | Установяване на Краен действителен собственик (КДС) | Декларация от клиента, справка от ТР | Проверка на съответствие | | 4. | Събиране на информация за дейността | Декларация за дейност, цел на отношенията | Очакван обем, тип операции | | 5. | Декларация за произход на средства | Декларация от клиента (при риск) | При съмнение или висок риск | | 6. | Декларация за ЛЗВД статус | Декларация от клиента | Задължителна | | 7. | Оценка на риска | Вътрешен протокол за оценка на риска | Нисък, среден, висок | | 8. | Подписване на договор за счетоводни услуги | Договор | Включва клаузи за ЗМИП | | 9. | Периодичен мониторинг | Вътрешни записи за наблюдение | При промяна на обстоятелства | | 10. | Съхранение на документацията | Папка с всички документи | Задължителен срок 5 години след прекратяване |

Подозрителни операции и сигнализиране

Ако по време на мониторинга установите подозрителна операция или трансакция, която не съответства на бизнес профила на клиента, сте задължени да уведомите Държавна агенция "Национална сигурност" (ДАНС) - Дирекция "Финансово разузнаване". Това става по определен ред и с попълване на съответни формуляри. Неспазването на това задължение води до сериозни санкции.

Не се колебайте да потърсите консултация от колеги или експерти, ако се съмнявате. По-добре да сте прекалено внимателни, отколкото да поемете ненужен риск.

Какво да направите тази седмица

1. Прегледайте вътрешните си правила: Уверете се, че вашите вътрешни правила за контрол и превенция на изпирането на пари са актуални и отговарят на последните промени в ЗМИП и СДВР.
2. Обучете екипа си: Проведете кратко обучение с колегите си за основните индикатори за висок риск и процедурите за докладване на подозрителни операции.
3. Актуализирайте досиетата на клиентите: Изберете няколко клиента на случаен принцип и проверете дали цялата необходима ЗМИП документация е налична и актуална. Попълнете пропуските.
4. Разгледайте списъците с високорискови държави: Проверете последните актуализации на ФАТФ и ЕС за рискови юрисдикции и се запознайте с тях.

Прилагането на ЗМИП е неизменна част от нашата професия. DokiFlow е тук, за да ви помогне да управлявате по-лесно документооборота и да поддържате актуална информация за вашите клиенти, осигурявайки ви спокойствие в ежедневната работа.