ЗМИП и счетоводните кантори: Как да разпознаем и управляваме риска от изпиране на пари

Всяка счетоводна кантора в България е задължено лице по Закона за мерките срещу изпиране на пари (ЗМИП). Това означава, че не просто трябва да сме информирани, а активно да прилагаме мерки за превенция и разкриване на съмнителни операции. Неспазването на тези изисквания може да доведе до сериозни санкции - както финансови, така и репутационни. Отговорността е голяма, но със систематичен подход можем да я управляваме ефективно.

Законът изисква от нас не просто формално отмятане на задачи. Той очаква да имаме работеща система за вътрешен контрол, която да отговаря на спецификата на нашата дейност и на профила на клиентите ни. Това включва оценка на риска, прилагане на мерки за комплексна проверка на клиенти и съхраняване на цялата документация. Нека видим по-подробно основните аспекти.

Кои клиенти са с по-висок риск?

Идентифицирането на високорискови клиенти е в основата на превенцията. Не става въпрос да се отнасяме с недоверие към всеки, а да прилагаме подход, базиран на риска. Ето някои индикатори, които могат да сигнализират за по-висок риск:

• Сложна и непрозрачна корпоративна структура: Компании с множество междинни дружества, офшорни регистрации, доверителни фондове или сложни вериги на собственост, които затрудняват установяването на действителния собственик.
• Дейност в рискови сектори: Фирми, опериращи в индустрии, които традиционно са по-уязвими на изпиране на пари - например хазарт, търговия с луксозни стоки, криптовалути, търговия с оръжие, финансови услуги без лиценз.
• Клиенти от или свързани с високорискови юрисдикции: Страни, които са известни с нисък контрол върху изпирането на пари, офшорни зони, или държави под санкции.
• Необичайни и нелогични трансакции: Плащания, които не съответстват на декларираната дейност на клиента, големи парични потоци без ясно икономическо основание, чести промени на собственост или банкови сметки.
• Политически изложени лица (ПИЛ): Клиенти, които са или са били на важни публични длъжности, както и техните близки роднини и сътрудници. Те носят по-висок риск от корупция и изпиране на пари.
• Липса на прозрачност и сътрудничество: Клиент, който не желае да предостави необходимата информация, дава противоречиви обяснения или избягва директни въпроси относно произхода на средствата си.
• Новосъздадени дружества без ясна история: Особено ако са с голям капитал или извършват значителни трансакции веднага след регистрацията си.

Разбира се, наличието на един или два от тези фактори не означава автоматично, че клиентът е замесен в незаконна дейност. Те просто изискват по-задълбочен анализ и по-строги мерки за комплексна проверка.

Какви проверки се правят и как се документират?

Процесът на комплексна проверка на клиента (КПК) е централен за ЗМИП. Той има няколко етапа и изисква стриктна документация.

Етапи на Комплексната Проверка на Клиента (КПК)

1. Идентифициране и проверка на самоличността на клиента:

• За физически лица: Лична карта, паспорт. Проверка на актуалността на документа и съответствието на данните.
• За юридически лица: Актуална справка от Търговски регистър (или еквивалентен регистър за чуждестранни лица), учредителни актове, документи за регистрация. Проверяваме наименование, седалище, ЕИК/БУЛСТАТ, правна форма, предмет на дейност.

1. Установяване на действителния собственик (ДСО): Това е може би най-трудната, но и най-важната част. Трябва да стигнем до физическите лица, които упражняват контрол върху юридическото лице, пряко или косвено. За целта използваме:

• Декларации от клиента.
• Справки от Търговски регистър.
• Публични източници на информация (уебсайтове, медии).
• За сложни структури - схеми на собственост.

1. Събиране на информация за целта и характера на деловите взаимоотношения: Каква е основната дейност на клиента? Какъв обем трансакции очакваме? Защо клиентът търси нашите услуги? Тази информация ни помага да преценим дали бъдещите операции ще са в съответствие с декларираното.

1. Постоянен мониторинг: Дори след първоначалната проверка, не бива да спираме да наблюдаваме дейността на клиента. Промени в собствеността, необичайни трансакции или промени в бизнес модела следва да предизвикат повторна оценка на риска.

1. Оценка на риска: Въз основа на събраната информация, оценяваме нивото на риск - нисък, среден, висок. Тази оценка определя интензивността на прилаганите мерки.

Документиране на КПК

Всичко, абсолютно всичко, трябва да бъде документирано. Това включва:

• Политика за ЗМИП на кантората: Вътрешни правила, процедури за оценка на риска, за КПК, за докладване на съмнителни операции, за обучение на персонала.
• Декларации от клиенти: За действителен собственик, за произход на средства, за политически изложени лица.
• Копия на идентификационни документи: Лични карти, паспорти, документи за регистрация на фирми.
• Разпечатки от Търговски регистър, СДВР, други публични регистри.
• Вътрешни доклади и анализи: Обосновки за оценки на риска, записки от проведени разговори, анализи на трансакции.
• Докладвания до ДАНС: Ако има съмнение за изпиране на пари или финансиране на тероризъм.

Цялата тази документация се съхранява за срок от 5 години след прекратяване на деловите взаимоотношения с клиента. Достъпът до нея трябва да е ограничен и контролиран.

Декларации и регистри - практическа страна

Като задължени лица, ние трябва да изискваме от нашите клиенти да подават декларации за действителен собственик, както и да ги съхраняваме. Важно е да следим и за публичните регистри.

В България, например, има централен регистър на действителните собственици, поддържан от Агенция по вписванията. Ние трябва да проверяваме дали нашите клиенти са изпълнили задължението си за вписване на ДСО там. Ако не са, трябва да ги уведомим и да съдействаме, ако е необходимо. Неспазването на това задължение е сериозен пропуск и за клиента, и за нас, ако не сме предприели адекватни действия.

Използването на публични бази данни като СДВР (Служба по досъдебни производства и ведомствени регистри) или други международни списъци със санкционирани лица е също част от проверката. Това ни помага да идентифицираме лица и организации, които са обект на санкции или са свързани с престъпна дейност.

Обучение и вътрешни правила

Не на последно място, всеки член на екипа в счетоводната кантора трябва да е запознат с изискванията на ЗМИП. Редовното обучение е задължително. Вътрешните правила трябва да са ясни, достъпни и да се спазват стриктно. Те са нашето ръководство за действие във всяка ситуация, свързана с превенция на изпирането на пари.

Не забравяйте, че целта на ЗМИП не е да ни затрудни, а да защити финансовата система от престъпност. Като счетоводители, ние сме на първа линия в тази битка и нашата роля е критична.

Какво да направите тази седмица

1. Прегледайте вътрешните си правила за ЗМИП. Актуални ли са? Покриват ли всички нови изисквания? Уверете се, че са достъпни за целия екип.
2. Идентифицирайте клиенти с висок риск във вашето портфолио. Започнете с преглед на тези, които имат сложни структури или оперират в рискови сектори.
3. Проверете статуса на декларациите за ДСО за всички ваши юридически лица клиенти. Уверете се, че са подадени и актуални в Търговския регистър.
4. Планирайте кратко вътрешно обучение за екипа си относно последните промени в ЗМИП и конкретни примери за съмнителни операции, с които може да се сблъскате.
5. Разгледайте възможностите за автоматизирани решения за проверка на клиенти и мониторинг на трансакции, ако обемът на работата ви го позволява. DokiFlow предлага инструменти, които могат да улеснят спазването на тези изисквания, като автоматизират част от процесите по събиране и съхранение на данни.