Intrastat: Задължения, прагове и как да избегнем глобите в България

Всяка година хиляди български фирми се сблъскват с изискването да подават Intrastat декларации. Това не е данъчна декларация, а статистическа такава, свързана с движението на стоки между държавите членки на Европейския съюз. Целта е да се събира информация за вътреобщностната търговия. За да разберем по-добре процеса, нека започнем от основите.

Кога възниква задължение за Intrastat?

Задължението за подаване на Intrastat декларации възниква, когато дадена фирма надхвърли определени прагове за стойност на вътреобщностните си операции. Тези прагове се определят ежегодно и са различни за изпращания и за пристигания на стоки. Важно е да се следи дали фирмата е регистрирана по ЗДДС, тъй като Intrastat се отнася само за регистрирани по ДДС лица.

За 2024 година праговете в България са:

• Изпращания (износ): 280 000 лева
• Пристигания (внос): 470 000 лева

Тези прагове са кумулативни. Това означава, че ако през годината общата стойност на изпратените стоки надхвърли 280 000 лева, фирмата става задължена за Intrastat декларации за изпращания. Същото важи и за пристиганията. Задължението възниква от месеца, в който е надхвърлен съответният праг. Например, ако през април фирмата надхвърли прага от 470 000 лева за пристигания, то за месец април вече трябва да подаде Intrastat декларация.

Какви стоки се декларират?

Intrastat обхваща движението на стоки между държави членки на ЕС. Това включва:

• Покупко-продажби на стоки.
• Движение на стоки за преработка или след преработка.
• Финансов лизинг.
• Бартерни сделки.
• Временни движения на стоки, които се очаква да продължат повече от 12 месеца.

Какво не се декларира?

Има и изключения. Някои видове стоки и транзакции не подлежат на деклариране по Intrastat. Например:

• Услуги (те се декларират по VIES).
• Стоки, предназначени за дипломатически, консулски или подобни представителства.
• Стоки за ремонт или поддръжка, които се връщат в същата държава членка.
• Валута и ценни книжа.
• Стоки за временни изложения или панаири.

Пълният списък с изключения може да бъде намерен в Наредбата за прилагане на Закона за статистиката на вътреобщностната търговия със стоки.

Деклариране и срокове

Intrastat декларациите се подават ежемесечно в Националния статистически институт (НСИ). Срокът е до 10-то число на месеца, следващ отчетния период. Декларациите се подават електронно чрез уебсайта на НСИ. За целта е необходим квалифициран електронен подпис (КЕП).

Данните, които се подават, включват:

• Данни за фирмата (идентификационен номер по ДДС).
• Отчетен период.
• Посока на потока (изпращане/пристигане).
• Код на стоката (по Комбинираната номенклатура).
• Държава членка партньор.
• Стойност на стоката в лева.
• Нето тегло в килограми.
• Количество в допълнителна мярка (ако е приложимо).
• Вид на сделката.
• Условия за доставка (Инкотермс).
• Вид транспорт.

Изключително важно е да се попълват всички полета коректно. Грешките или липсващата информация могат да доведат до санкции.

Как да избегнем глобите?

Глобите за неподаване или за подаване на неверни данни по Intrastat не са никак малки. За юридически лица те могат да варират от 500 до 5000 лева за първо нарушение, а при повторно нарушение могат да достигнат до 10 000 лева. За физически лица (управители, счетоводители), глобите са по-ниски, но все пак съществени.

За да избегнете глоби, следвайте тези стъпки:

1. Следете праговете: Редовно проверявайте натрупаните стойности на вътреобщностните изпращания и пристигания. Можете да си направите таблица в Excel или да използвате счетоводен софтуер, който да ви сигнализира при приближаване до праговете.
2. Добра организация на документите: Дръжте всички фактури за вътреобщностни доставки и придобивания подредени и лесно достъпни. Информацията от тях ще ви е нужна за попълване на декларациите.
3. Използвайте правилните кодове: Комбинираната номенклатура е сложна. Уверете се, че използвате правилните кодове на стоките. При съмнение, консултирайте се със специалист или използвайте онлайн инструменти за търсене на кодове.
4. Спазвайте сроковете: Подавайте декларациите навреме - до 10-то число на месеца. Дори да нямате движение, но сте задължени, подайте празна декларация, ако е необходимо.
5. Внимавайте с корекциите: Ако откриете грешка, подайте коригираща декларация възможно най-скоро. НСИ приема корекции, но е по-добре да избягвате грешките изначално.
6. Обучение: Уверете се, че вие или вашият екип сте запознати с актуалните изисквания и промени в законодателството.

Интеграция с обичайното счетоводство

Intrastat не е отделен свят от счетоводството, а е тясно свързан с него. Голяма част от информацията за Intrastat декларациите идва директно от счетоводните записи.

• Счетоводен софтуер: Много съвременни счетоводни програми предлагат модули за генериране на Intrastat данни. Това улеснява процеса значително, тъй като програмата може автоматично да извлича информация от въведените фактури и да я агрегира.
• VIES декларации: Intrastat и VIES декларациите често вървят ръка за ръка. Уверете се, че данните, които подавате в двете системи, са съгласувани, особено по отношение на стойности и партньори. Разминаванията могат да предизвикат проверки от НАП и НСИ.
• Контрол и проверка: Редовно сравнявайте обобщените данни за Intrastat с тези от счетоводните си справки за вътреобщностни доставки и придобивания. Това ще ви помогне да хванете евентуални пропуски или грешки преди подаването на декларациите.

Ефективното управление на Intrastat процеса изисква внимание към детайлите и добра организация. Не го подценявайте, защото последствията от пропуски могат да бъдат скъпи.

Какво да направите тази седмица

1. Проверете текущите си натрупвания за вътреобщностни изпращания и пристигания спрямо праговете за 2024 година.
2. Уверете се, че имате актуален списък с кодове по Комбинираната номенклатура за основните стоки, с които търгувате.
3. Разгледайте модула за Intrastat на вашия счетоводен софтуер, ако има такъв, и се запознайте с възможностите му.
4. Направете си напомняне в календара за 10-то число всеки месец за Intrastat декларациите.
5. Запознайте се с Наредбата за прилагане на Закона за статистиката на вътреобщностната търговия със стоки за по-подробна информация.