Intrastat: Кога, какво и как да декларираме, за да избегнем глоби

Декларирането по Intrastat често е източник на главоболия за българските фирми, които търгуват със страни членки на Европейския съюз. Не става въпрос за данъчна декларация, а за статистическа информация, която се подава към Националната агенция за приходите (НАП) от името на Националния статистически институт (НСИ). Целта е да се съберат данни за вътреобщностната търговия със стоки. Звучи просто, но има доста нюанси, които могат да доведат до грешки и съответно до санкции.

Кога една фирма е задължена да подава Intrastat декларации?

Задължението за подаване на Intrastat възниква, когато дадена фирма надхвърли определени прагове за стойност на търговските операции. Тези прагове се определят ежегодно. Важно е да се следи дали сте минали тези прагове както за "Изпращания" (износ от България към ЕС), така и за "Пристигания" (внос в България от ЕС). Праговете за 2024 г. са както следва:

• За пристигания: 550 000 лв.
• За изпращания: 400 000 лв.

Тези прагове са кумулативни за календарна година. Тоест, ако през януари сте внесли стоки за 200 000 лв. и през февруари за още 350 000 лв., то през февруари вече сте надхвърлили прага за "Пристигания" и възниква задължението за подаване на декларация. От момента на надхвърляне на прага, фирмата става Intrastat оператор и трябва да подава декларации за всички следващи месеци до края на годината, дори и да няма операции през някой месец (тогава се подава нулева декларация).

Задължението за подаване на Intrastat не е свързано с регистрацията по ЗДДС. Едноличен търговец или фирма, която не е регистрирана по ДДС, също може да има задължение за Intrastat, ако надхвърли праговете. Това е честа грешка.

Кои стоки се декларират по Intrastat?

Декларират се всички стоки, които преминават границата между държави членки на ЕС и са предмет на търговски сделки. Това включва както продажби и покупки, така и други операции като:

• Стоки, които се изпращат за преработка и се връщат след това.
• Стоки под наем или лизинг с опция за покупка.
• Стоки за консигнация.
• Трансфери на стоки между клонове на една и съща фирма в различни държави членки.

Какво не се декларира?

• Услуги. Intrastat е само за стоки.
• Стоки, които са в транзит през България, но не са предназначени за българския пазар и не се разтоварват тук.
• Стоки, предназначени за дипломатически мисии.
• Монетарно злато.
• Образци и рекламни материали с незначителна стойност.

За всяка стока трябва да се определи правилен Комбиниран номенклатурен код (КН код). Това е осемцифрен код, който класифицира стоките. Грешният КН код е честа причина за проблеми и глоби. Можете да го намерите в TARIC базата данни или други търговски класификатори. Добре е да обсъдите този аспект с доставчиците или клиентите си, за да сте сигурни, че използвате един и същ код.

Как се избягват глобите по Intrastat?

Глобите за неподаване или неточно подаване на Intrastat декларации не са никак малки. Те могат да достигнат до хиляди левове. Ето няколко съвета как да ги избегнете:

1. Следете праговете редовно: Ежемесечно проверявайте кумулативната стойност на вашите вътреобщностни доставки и пристигания. Ако предвиждате да надхвърлите праговете, планирайте подаването на декларациите навреме.
2. Подавайте в срок: Срокът за подаване на Intrastat декларации е до 10-то число на месеца, следващ отчетния период. Ако например през март сте станали Intrastat оператор, декларацията за март трябва да бъде подадена до 10 април. Дори да нямате операции за даден месец, след като сте станали оператор, подавайте нулева декларация.
3. Използвайте точни КН кодове: Това е ключово. Инвестирайте време в правилното класифициране на стоките. При съмнения се консултирайте с вашия счетоводител или митнически агент.
4. Проверявайте данните: Уверете се, че стойностите, количествата, държавите на произход/дестинация и режимите на доставка са коректни. Често грешките идват от невнимание.
5. Архивирайте документация: Пазете всички търговски документи (фактури, товарителници, договори), свързани с Intrastat операциите. Те ще са ви нужни при евентуална проверка.
6. Използвайте софтуер: Много счетоводни софтуери имат модули за Intrastat, които автоматизират процеса и намаляват грешките. Това е особено полезно за фирми с голям обем транзакции.

Интеграция с обичайното счетоводство

Intrastat не е отделен свят от вашето счетоводство. Напротив, той е тясно свързан с него. Доброто счетоводно обслужване трябва да включва и Intrastat. Ето как може да се осигури ефективна интеграция:

• Единна база данни: Използвайте система, която позволява въвеждане на данни еднократно за фактуриране, счетоводство и Intrastat. Това минимизира повторното въвеждане и грешките.
• Автоматично генериране на отчети: Добрият счетоводен софтуер може автоматично да генерира Intrastat файлове за подаване, базирани на въведените фактури за вътреобщностни доставки и придобивания.
• Проверка за съответствие: Счетоводителят трябва да проверява за съответствие между декларираните по ДДС данни (VIES декларации) и Intrastat данните. Разликите могат да предизвикат въпроси от страна на НАП.
• Обучение на персонала: Лицата, които издават фактури или обработват стокови разписки, трябва да са наясно с изискванията за Intrastat, особено по отношение на КН кодовете и държавите на произход/дестинация.

Пример за Intrastat данни

Ето как може да изглеждат част от данните за една Intrastat декларация:

| Номер на фактура | Дата на фактура | КН код | Държава на изпращане/пристигане | Нетно тегло (кг) | Стойност (лв) | Режим на доставка | | :-------------- | :-------------- | :--------- | :----------------------------- | :--------------- | :------------ | :--------------- | | 2024001 | 15.03.2024 | 84713000 | DE | 50 | 15000 | 1 | | 2024002 | 20.03.2024 | 90138020 | RO | 10 | 3000 | 1 | | 2024003 | 22.03.2024 | 85171200 | GR | 5 | 2500 | 1 |

Режимът на доставка (транзакцията) също е важен елемент, който показва характера на сделката (например покупко-продажба, преработка, лизинг). Код 1 е за обикновена покупко-продажба.

Какво да направите тази седмица

1. Проверете текущия си статус: Надхвърлили ли сте Intrastat праговете за 2024 г. за "Пристигания" или "Изпращания"? Ако да, уверете се, че сте подали всички декларации от месеца на надхвърляне.
2. Прегледайте КН кодовете: За стоките, които най-често търгувате с ЕС, проверете дали използваните КН кодове са коректни и актуални.
3. Обсъдете със счетоводителя си: Ако още не сте го направили, разговаряйте с вашия счетоводител за Intrastat процесите във вашата фирма и как може да се оптимизира събирането и подаването на данни.

В DokiFlow разбираме предизвикателствата пред българския бизнес. Нашият софтуер е създаден, за да улесни счетоводните процеси, включително и тези, свързани с Intrastat, като ви дава сигурност и ефективност в ежедневната работа.