Intrastat: Кога, какво и как, за да избегнете глоби

Всяка българска фирма, която осъществява вътреобщностна търговия със стоки, рано или късно се сблъсква с понятието Intrastat. Това е система за събиране на статистическа информация за движението на стоки между държавите-членки на Европейския съюз. Макар и да звучи като досадно административно задължение, правилното и навременно подаване на Intrastat декларации е ключово за избягване на сериозни глоби и поддържане на изрядна репутация пред НАП.

Кога възниква задължение за Intrastat?

Не всяка фирма, която внася или изнася стоки от/за ЕС, е задължена да подава Intrastat декларации. Задължението възниква, когато общата стойност на вътреобщностните доставки (ВОД) или вътреобщностните придобивания (ВОП) на стоки надхвърли определени прагове за календарна година. Тези прагове се определят ежегодно от Националния статистически институт (НСИ).

За 2024 година праговете са следните:

• За изпращания (износ): 280 000 лв.
• За пристигания (внос): 460 000 лв.

Важно е да следите тези прагове внимателно. Задължението възниква в месеца, през който е достигнат или надхвърлен съответният праг. От този момент нататък, фирмата трябва да подава Intrastat декларации за всеки месец до края на календарната година, независимо дали през даден месец е имало движение на стоки или не. Ако няма движение, се подава "нулева" декларация. За следващата година задължението се преразглежда спрямо новите прагове.

Пример: Ако през август 2024 г. общата стойност на ВОД на стоки достигне 285 000 лв., то фирмата трябва да подаде Intrastat декларация за август и за всички следващи месеци до декември 2024 г. включително.

Кои стоки се декларират?

Основното правило е, че се декларират всички стоки, които физически преминават границата на България с друга страна-членка на ЕС, независимо дали са предмет на покупко-продажба, преработка, ремонт, лизинг или временно изпращане/получаване. Има обаче някои изключения, които често водят до грешки:

• Стоки за преработка: Ако изпращате стоки за преработка в друга страна от ЕС и след това ги получавате обратно, тези движения подлежат на деклариране. Същото важи и ако получавате стоки за преработка в България.
• Стоки за ремонт: Аналогично на преработката, стоките изпратени/получени за ремонт също се декларират.
• Стоки за лизинг или финансов лизинг: Тези движения също подлежат на Intrastat декларация.
• Третиране на върнати стоки: Ако върнете или получите обратно стоки, които преди това са били декларирани, това също трябва да бъде отразено в Intrastat.

Какво не се декларира?

• Услуги (например транспортни, консултантски, софтуерни).
• Стоки, преминаващи транзитно през България без да се разтоварват.
• Монетарно злато.
• Законни платежни средства.
• Стоки, предназначени за дипломатически мисии, военни сили и международни организации.
• Стоки за временна употреба (например мостри, изложбени експонати, инструменти), които се връщат в срок до 12 месеца и не подлежат на преработка.

Важно е да правите ясно разграничение между стоки и услуги. Intrastat е само за стоки. Услугите се декларират по ЗДДС, но не и по Intrastat.

Как се избягват глобите?

Глобите за неподаване или грешно подаване на Intrastat декларации могат да бъдат значителни. НСИ е органът, който контролира спазването на тези задължения и налага санкции. Ето как да избегнете неприятности:

1. Познавайте праговете и ги следете: Това е първото и най-важно правило. Поддържайте точна справка за натрупаните стойности на ВОД и ВОП на стоки. Може да ползвате справка от счетоводния софтуер или отделна таблица.
2. Декларирайте навреме: Срокът за подаване на Intrastat декларации е до 14-то число на месеца, следващ отчетния. Запомнете: 14-то число, не 25-то като за ДДС. Ако 14-то число е почивен ден, срокът се измества до първия работен ден.
3. Използвайте правилния код по Комбинираната номенклатура (КН): Всеки продукт има уникален 8-цифрен код по КН. Грешен код може да доведе до неточна статистика и корекции. Ако не сте сигурни, консултирайте се с митнически посредник или използвайте официалните ресурси на НСИ и Европейската комисия.
4. Правилно определяне на страната на произход/дестинация: Уверете се, че използвате правилните двубуквени кодове за държави-членки.
5. Внимавайте с фактурна стойност и статистическа стойност: В някои случаи статистическата стойност може да се различава от фактурната (например при включени транспортни разходи, които не са част от фактурата за стоките). В Intrastat се декларира статистическата стойност.
6. Подавайте и нулеви декларации: Ако веднъж сте надхвърлили праговете и сте задължени да подавате, но през даден месец нямате движение на стоки, подайте нулева декларация. Липсата на декларация се третира като нарушение.
7. Коригирайте грешки своевременно: Ако откриете грешка в подадена декларация, коригирайте я възможно най-бързо. Самокорекцията обикновено предпазва от глоби, стига да не е направена след започване на проверка.

Интеграция с обичайното счетоводство

Добрата новина е, че Intrastat не е напълно отделен от счетоводните ви записи. Напротив, тези две системи трябва да работят в синхрон.

• Използвайте данни от счетоводния софтуер: Всички необходими данни за Intrastat (стойност на стоките, дати на фактури, партньори) са вече налични във вашия счетоводен софтуер. Експортирането им и последващата обработка могат да спестят много време.
• Синхронизация с ДДС декларации: Intrastat декларациите са тясно свързани с ДДС декларациите. Вътреобщностните доставки и придобивания, които декларирате във VIES декларацията, трябва да имат съответствие и в Intrastat. Разминавания между двете декларации са червен флаг за НАП и НСИ и могат да предизвикат проверки.
• Кодове по КН: Уверете се, че номенклатурата на стоките във вашия софтуер включва и кодовете по Комбинираната номенклатура. Това ще улесни автоматичното попълване или бързото извличане на данни.
• Автоматизация: Някои модерни ERP системи и счетоводни софтуери предлагат модули за автоматично генериране на Intrastat декларации. Инвестицията в такъв софтуер може да се изплати многократно, особено ако имате голям обем от транзакции.

Контролен списък за Intrastat

Ето един бърз контролен списък, който да ви помогне да останете в крак с Intrastat задълженията:

• Проверили ли сте актуалните прагове за годината?
• Надхвърлили ли сте праговете за изпращания или пристигания през текущия месец?
• Подадена ли е декларацията до 14-то число на месеца?
• Правилни ли са кодовете по КН за всяка стока?
• Съвпадат ли данните за ВОД/ВОП с тези от VIES декларацията?
• Имате ли нулева декларация, ако нямате движение на стоки, но сте задължени?
• Прегледали ли сте всички транзакции за изключения (услуги, транзит и т.н.)?

Intrastat може да изглежда като допълнително бреме, но с добра организация и разбиране на правилата, може да бъде управляван ефективно. Интегрирането му с цялостния ви счетоводен процес не само намалява риска от грешки, но и оптимизира времето, което отделяте за това задължение. А ние, от DokiFlow, сме тук, за да ви помогнем с процесите, които подкрепят това.