ViDA пакетът и електронното фактуриране: Какво да очакваме в България

Европейската комисия предвижда въвеждането на задължително електронно фактуриране за трансгранични сделки в рамките на ЕС. Това е част от пакета мерки "ДДС в цифровата ера" (VAT in the Digital Age, ViDA), чиято цел е да се намалят измамите с ДДС и да се модернизира системата. За нас, счетоводителите, това означава промяна в начина, по който обработваме документооборота. Нека погледнем какво предстои.

Какво е ViDA пакетът и какви са основните му цели?

ViDA е амбициозна инициатива, която цели да адаптира ДДС системата на ЕС към цифровата икономика. Три са основните стълба, върху които стъпва:

1. Задължително електронно фактуриране за трансгранични сделки: Това е най-голямата промяна, която засяга всяка фирма, търгуваща с партньори от други страни членки на ЕС.
2. Актуализация на правилата за ДДС при платформената икономика: Целта е да се гарантира, че платформите събират и отчитат ДДС правилно.
3. Единна ДДС регистрация: Разширяване на обхвата на "единния прозорец" (OSS/IOSS) за всички доставки на стоки и услуги към крайни потребители в ЕС, което ще облекчи фирмите с трансгранична дейност.

Фокусът ни днес е върху електронното фактуриране. То е ключово за намаляване на разликата между очакваните и събраните ДДС приходи (VAT Gap), която в ЕС възлиза на милиарди евро годишно. Чрез въвеждането на почти в реално време докладване на транзакциите, всяка държава ще има по-добра видимост върху търговските потоци, което ще затрудни измамите.

Времева рамка: Кога да очакваме промените?

Първоначалните планове на ЕК предвиждаха въвеждането на задължително електронно фактуриране за трансгранични сделки от 1 януари 2024 г. Осъзнавайки мащаба на промяната и необходимостта от достатъчно време за адаптация, сроковете бяха изместени. Актуалното предложение е:

• 1 януари 2028 г.: Задължително електронно фактуриране за трансгранични сделки в ЕС. Това дава още малко време за подготовка, но не бива да ни успокоява. Четири години минават бързо, особено когато става дума за внедряване на нови системи.
• 1 януари 2030 г.: Разширяване на обхвата на единната ДДС регистрация.

Важно е да се отбележи, че държавите членки могат да въведат задължително електронно фактуриране за вътрешни сделки и преди тези дати, стига да получат разрешение от ЕК. Някои страни като Италия вече го правят. България все още няма конкретни планове в тази посока, но е въпрос на време.

Какво представлява PEPPOL и защо е важен?

PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) е мрежа, която позволява защитен и стандартизиран обмен на електронни документи, включително фактури. Тя не е платформа, а протокол, набор от правила и стандарти, които гарантират, че системите на различни фирми и държави могат да "разговарят" помежду си. Представете си го като общ език, който всички разбират.

В контекста на ViDA, PEPPOL вероятно ще бъде основният канал за обмен на електронни фактури между бизнеса в ЕС. Предимствата са много:

• Стандартизация: Всички фактури ще са в единен формат (UBL или CII), което елиминира нуждата от ръчно въвеждане и намалява грешките.
• Автоматизация: Позволява автоматична обработка на входящите и изходящите фактури, спестявайки време и ресурси.
• Сигурност: Обменът на данни е криптиран и защитен.
• Оперативна съвместимост: Фирми от различни държави могат лесно да си изпращат и получават фактури, без да се налагат индивидуални интеграции.

България вече е част от PEPPOL мрежата, макар и използването й да не е широко разпространено. Това е добра новина, защото инфраструктурата е налична.

Какво да направим още сега? Практически съвети за малките фирми и счетоводителите

Не чакайте 2028 г. Започнете да се подготвяте още сега. Ето няколко конкретни стъпки:

1. Оценка на текущия софтуер

• Счетоводен софтуер: Проверете дали вашият счетоводен софтуер има възможност за генериране и обработка на електронни фактури в стандартизирани формати (като UBL). Ако не, попитайте разработчика какви са плановете за интеграция с PEPPOL или други решения.
• ERP системи: Ако използвате такава, консултирайте се с доставчика за бъдещи възможности за интеграция с PEPPOL.

2. Запознайте се с PEPPOL

Дори и да не използвате мрежата активно, разберете принципите на работа. Има много информация онлайн. Потърсете обучителни материали или уебинари по темата. Разберете какво е PEPPOL Access Point и как функционира.

3. Оптимизирайте вътрешните процеси

Електронното фактуриране не е само технологична промяна, а и промяна в процесите. Помислете как да автоматизирате максимално обработката на фактури:

• Как ще се изпращат изходящи фактури?
• Как ще се получават входящи фактури?
• Как ще се съхраняват и архивират?
• Как ще се осчетоводяват автоматично?

4. Разгледайте опции за външни доставчици

Ако вашият софтуер не предлага пълна функционалност, може да се наложи да използвате външни доставчици на услуги (PEPPOL Access Points), които да посредничат за обмена на фактури. Започнете да проучвате пазара и предлаганите решения.

5. Обучете екипа си

Когато дойде време за промяна, вашият екип трябва да е подготвен. Започнете да ги информирате за предстоящите промени и да ги обучавате на новите процеси. Електронното фактуриране изисква различен подход от традиционната хартиена фактура.

6. Пилотен проект

Ако имате партньори, които вече използват електронно фактуриране (например в Италия), опитайте да стартирате пилотен проект с тях. Това ще ви даде ценен опит и ще ви помогне да идентифицирате потенциални проблеми навреме.

Какво да направите тази седмица

1. Проверете текущия си счетоводен софтуер: Свържете се с доставчика, за да попитате за планове за поддръжка на електронно фактуриране по PEPPOL формат.
2. Започнете да четете за PEPPOL: Разберете основните принципи и как работи мрежата.
3. Разгледайте процесите си: Идентифицирайте къде в момента имате ръчно въвеждане на данни, свързани с фактури, и помислете как биха могли да се автоматизират.
4. Разговаряйте с колеги: Обменете опит и информация с други счетоводители и собственици на фирми.

DokiFlow е тук, за да ви подкрепя в процеса на дигитализация. Ние следим отблизо развитието на регулациите и ще продължим да ви информираме за всичко важно около електронното фактуриране и ViDA пакета.