ViDA пакетът и електронното фактуриране: Какво трябва да знаят българските счетоводители и фирми?

Европейската комисия даде ясен сигнал: бъдещето на декларирането на ДДС е дигитално. С предложения пакет ViDA (VAT in the Digital Age) се предвиждат значителни промени, като най-съществената за много фирми ще бъде въвеждането на задължително електронно фактуриране за трансгранични доставки в рамките на ЕС. Първоначалните планове сочеха 2028 година за старт на тази промяна, макар че обсъжданията продължават и е възможно да има корекции във времевата рамка.

Това не е просто административна тежест, а възможност за модернизация и оптимизация на процесите. Като счетоводители и собственици на бизнес, ние не можем да си позволим да чакаме последния момент. Подготовката трябва да започне още сега.

Какво представлява пакетът ViDA?

ViDA е амбициозна инициатива на Европейската комисия, целяща да модернизира и опрости системата на ДДС в ЕС. Основните й стълбове са три:

1. Задължително електронно фактуриране: За трансгранични доставки на стоки и услуги между фирми (B2B) в ЕС. Това е най-голямата промяна за оперативното счетоводство.
2. Актуализация на правилата за ДДС в икономиката на платформите: По-ясни правила за ДДС за краткосрочно настаняване и транспорт на пътници, предлагани през дигитални платформи.
3. Единна ДДС регистрация: Разширяване на обхвата на "единен прозорец" (OSS/IOSS) за регистрация по ДДС, за да се намали нуждата фирмите да се регистрират в множество държави членки.

Фокусът ни днес е върху електронното фактуриране, тъй като то директно засяга оперативната работа на всяка фирма, която търгува с партньори от ЕС.

Електронно фактуриране и PEPPOL: Новият стандарт

Когато говорим за електронно фактуриране в контекста на ЕС, неизбежно стигаме до PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online). Това е мрежова инфраструктура, която позволява сигурен, стандартизиран и автоматизиран обмен на електронни документи, включително фактури, между различни системи. PEPPOL не е софтуер, а протокол, набор от правила и стандарти, които гарантират оперативна съвместимост.

В България, както и в много други държави членки, PEPPOL вече се използва за електронно фактуриране към публичния сектор. С ViDA пакета се предвижда разширяването на този стандарт и за B2B отношенията. Това означава, че вашата счетоводна или ERP система трябва да може да генерира и изпраща фактури във формат, съвместим с PEPPOL, и да получава такисва фактури от вашите европейски партньори.

Защо PEPPOL?

• Стандартизация: Гарантира, че фактурите са в унифициран формат, разбираем за всички участници в мрежата, независимо от техния софтуер.
• Сигурност: Обменът на данни е криптиран и сигурен.
• Автоматизация: Намалява ръчната обработка, грешките и времето за обработка.
• Прозрачност: Позволява на данъчните администрации по-лесен достъп до информация за транзакциите, което е и основна цел на ViDA за борба с ДДС измамите.

Времева рамка и какво следва

Първоначалните предложения на ЕК предвиждат следното:

• 1 януари 2028 г.: Задължително електронно фактуриране за трансгранични доставки в ЕС (B2B).
• 1 януари 2028 г.: Въвеждане на задължително цифрово отчитане в реално време на трансгранични доставки.

Важно е да се отбележи, че тези дати са предмет на одобрение от Съвета на ЕС и Европейския парламент. Възможно е да има отлагане или промени, но посоката е ясна. България, като част от ЕС, ще трябва да адаптира своето законодателство и инфраструктура.

Какво означава това за българските фирми?

Дори и да има забавяне, въвеждането на електронно фактуриране на национално ниво е въпрос на време. Много държави членки вече имат свои национални системи за задължително електронно фактуриране, а някои използват PEPPOL и за вътрешни транзакции. Опитът показва, че колкото по-рано започне подготовката, толкова по-безболезнен е преходът.

Практически стъпки за малките фирми още сега

Не е нужно да чакате 2028 г. Започнете да се подготвяте сега, за да избегнете стреса в последния момент. Ето няколко конкретни действия:

1. Оценeте текущите си процеси: Как генерирате и изпращате фактури в момента? Как ги получавате? Колко са ръчните стъпки? Кои софтуери използвате?
2. Говорете с доставчика на счетоводен софтуер/ERP: Попитайте ги за техните планове за съвместимост с PEPPOL и електронно фактуриране. Имат ли пътна карта за внедряване на тези функционалности? Кога очакват да бъдат готови?
3. Разгледайте решения за е-фактуриране: Има платформи, които предлагат услуги за електронно фактуриране, включително и през PEPPOL. Дори и да не са задължителни все още, те могат да оптимизират вашите процеси и да ви дадат предимство.
4. Образовайте се: Следете новините около ViDA пакета. Посещавайте уебинари, четете статии. Разбирането на промените е първата стъпка към успешната адаптация.
5. Вътрешна комуникация: Обсъдете промените с екипа си - счетоводители, търговци, администрация. Всеки трябва да е наясно какво предстои.

Контролен списък за оценка на готовността:

| Въпрос | Да | Не | Не знам | | :----------------------------------------------------------- | :--: | :--: | :------: | | Използваме ли счетоводен/ERP софтуер? | | | | | Софтуерът ни може ли да генерира фактури в структуриран формат (XML, UBL)? | | | | | Доставчикът на софтуер има ли планове за PEPPOL интеграция? | | | | | Имаме ли голям обем трансгранични B2B сделки в ЕС? | | | | | Запознати ли сме с текущите изисквания за е-фактуриране в държавите, с които търгуваме? | | | | | Разполагаме ли с бюджет за евентуални софтуерни надстройки? | | | | | Имаме ли човек в екипа, който да следи тези регулаторни промени? | | | |

Предимствата на ранната адаптация

Въпреки че промените могат да изглеждат плашещи, те носят и редица предимства. Автоматизацията на фактурирането намалява грешките, спестява време и средства за печат, изпращане и архивиране. Ускорява се събирането на вземания, тъй като фактурите се получават и обработват по-бързо. Освен това, съвместимостта с PEPPOL може да отвори врати към нови партньорства в ЕС, тъй като все повече фирми и публични институции изискват този стандарт.

Не гледайте на ViDA пакета като на бреме, а като на възможност да модернизирате бизнеса си и да го направите по-ефективен и конкурентоспособен в дигиталната ера. Бъдете проактивни, а не реактивни.

Какво да направите тази седмица

1. Започнете диалог с вашия доставчик на счетоводен софтуер относно плановете им за ViDA и PEPPOL.
2. Направете списък на всички европейски B2B партньори и обема на транзакциите с тях.
3. Разгледайте уебсайта на Европейската комисия или националните счетоводни организации за актуална информация относно ViDA пакета.
4. Абонирайте се за бюлетини и новини по темата, за да сте в течение.

Ние в DokiFlow вярваме, че информираността и навременната подготовка са ключът към успеха в динамичната счетоводна среда. Ще продължим да ви информираме за всички важни промени, свързани с електронното фактуриране и пакета ViDA.