Облачен подпис и КЕП в НАП: Какво ново и как да избегнем главоболията

През последните месеци станахме свидетели на редица актуализации в електронните услуги на Националната агенция за приходите. Тези промени имат за цел да улеснят процесите, но както често се случва, носят и своите предизвикателства, особено при работата с квалифициран електронен подпис (КЕП) и облачен подпис. За нас, които ежедневно подаваме декларации и справки, е критично важно да сме наясно с нововъведенията и да знаем как да избегнем типичните проблеми.

Нови портали и функционалности

Една от най-съществените промени е постепенното прехвърляне на услуги към новия Портал за електронни услуги на НАП. Докато старият портал все още функционира за част от услугите, новите функционалности и подобрения се имплементират предимно в новата среда. Това включва подобрено потребителско изживяване, по-интуитивен интерфейс и в някои случаи, по-бърза обработка на информацията. Например, подаването на някои декларации вече е изцяло преместено, а други предстои да бъдат мигрирани. Моят съвет е да свиквате с новия портал и да го използвате винаги, когато е възможно.

Друга важна актуализация е свързана с възможността за подаване на заявления и декларации от името на трето лице, когато лицето е регистрирано в търговския регистър. Това улеснява работата ни, тъй като често представляваме различни фирми и физически лица. Проверете дали имате актуални пълномощни и дали те са регистрирани правилно в НАП, за да не срещате излишни пречки.

КЕП и облачен подпис: Чести грешки при вход

Достъпът до електронните услуги на НАП чрез КЕП или облачен подпис продължава да бъде основен метод за идентификация. Въпреки че технологията е налице от години, все още има чести грешки, които могат да ни забавят. Ето някои от най-разпространените проблеми и как да ги разрешим:

• Изтекъл КЕП или невалиден облачен подпис: Това е най-баналната, но и най-честата причина за неуспешен вход. Винаги проверявайте валидността на вашия подпис преди да започнете работа. За облачните подписи, уверете се, че абонаментът е активен.
• Проблеми с инсталацията на софтуер: За КЕП е необходимо да имате инсталирани драйвери за четеца на карти и софтуер от доставчика на услугата (Борика, Инфонотари, СЕП). Уверете се, че те са актуални и съвместими с операционната ви система и браузър. Често срещан проблем е, че след актуализация на Windows или браузъра, старите версии на драйверите спират да работят коректно.
• Неправилни настройки на браузъра: Някои браузъри изискват специфични настройки за работа с КЕП, особено по отношение на Java или криптографски модули. Препоръчително е да използвате браузър, който е изрично поддържан от НАП (например Google Chrome или Mozilla Firefox) и да проверите дали всички необходими добавки са активирани. В някои случаи може да се наложи да добавите сайта на НАП като изключение в настройките за сигурност.
• Блокиране от антивирусна програма или защитна стена: Понякога защитният софтуер може да блокира комуникацията между браузъра и КЕП софтуера. Временно деактивиране или добавяне на изключения може да помогне за диагностика на проблема.
• Облачен подпис - проблеми с мобилното приложение: За облачните подписи, често проблемът е в мобилното приложение - неактивна сесия, лошо качество на интернет връзката на телефона или несинхронизирано време на устройството. Уверете се, че мобилното ви устройство е свързано с интернет и приложението е обновено до последна версия.
• Грешно избран сертификат: При вход, системата може да ви предложи няколко сертификата, ако имате повече от един инсталиран. Уверете се, че избирате правилния сертификат, този, който е регистриран в НАП за съответното лице.

Ето един кратък контролен списък, който да ви помогне при проблеми с входа:

| Стъпка | Действие | | :----- | :------- | | 1. | Проверете валидността на КЕП/облачен подпис. | | 2. | Рестартирайте четеца на карта или мобилното приложение. | | 3. | Проверете за актуализации на драйвери и софтуер за КЕП. | | 4. | Използвайте препоръчан браузър (Chrome, Firefox). | | 5. | Проверете настройките за сигурност на браузъра. | | 6. | Временно деактивирайте антивирусна/защитна стена. | | 7. | Уверете се, че избирате правилния сертификат. | | 8. | Опитайте от друг компютър или с друг интернет доставчик. |

Пълномощни и представителство

Една от най-честите спънки, които срещаме в практиката, е свързана с пълномощните. НАП има строги изисквания за регистрация на пълномощни, особено когато става въпрос за подаване на декларации от името на юридически лица или еднолични търговци. Уверете се, че пълномощното е подадено коректно в НАП и е активно. Проверявайте периодично статуса на пълномощните, тъй като понякога могат да възникнат технически грешки или промени в данните, които да анулират достъпа ви. Не разчитайте на устно съгласие, а винаги изисквайте писмено и регистрирано пълномощно.

При промяна на обстоятелствата на представляваното лице (например смяна на управител, адрес), е важно да актуализирате и пълномощните си, ако е необходимо. Иначе рискувате да ви бъде отказан достъп до услугите или да не можете да подадете необходимите документи в срок.

Бъдещи тенденции и какво да очакваме

НАП продължава да развива своите електронни услуги, като целта е максимална автоматизация и дигитализация. Можем да очакваме още по-голямо прехвърляне на услуги към новия портал, както и разширяване на възможностите за интеграция със счетоводни софтуери. Важно е да следим актуалните съобщения на НАП, за да сме информирани за предстоящите промени и да можем да се адаптираме навреме.

Една от посоките, в които НАП работи, е подобряване на комуникацията с данъкоплатците чрез електронни съобщения и уведомления. Това ще намали нуждата от физическо посещение на офиси и ще ускори процесите. За нас това означава, че трябва да поддържаме актуални електронни адреси за контакт и редовно да проверяваме електронната си поща, свързана с НАП.

Какво да направите тази седмица

1. Проверете валидността на КЕП/облачен подпис: Уверете се, че всички ваши подписи и тези на клиентите ви са активни и няма да изтекат скоро. Ако предстои подновяване, направете го веднага.
2. Тествайте достъпа до новия портал на НАП: Опитайте да влезете в новия портал с вашия КЕП/облачен подпис и разгледайте наличните услуги. Запознайте се с интерфейса, преди да ви се наложи спешно да подавате нещо.
3. Прегледайте пълномощните: Направете преглед на всички пълномощни, с които работите. Проверете дали са актуални и правилно регистрирани в НАП. Ако има стари, които вече не са валидни, помислете за оттеглянето им.
4. Актуализирайте софтуера за КЕП: Проверете за налични актуализации на драйверите и софтуера от вашия доставчик на КЕП. Инсталирайте ги, за да избегнете проблеми със съвместимостта.

В DokiFlow знаем колко е важно да сте винаги информирани и подготвени за промените в счетоводното ежедневие. Затова продължаваме да ви предоставяме актуална и практическа информация, която да улесни работата ви.