Касов апарат, СУПТО и онлайн магазини: Всичко, което трябва да знаете за НАП изискванията

Продажбите през онлайн магазин в България донесоха доста главоболия на търговците, особено що се отнася до фискализацията. Основният въпрос е кога една такава продажба трябва да бъде отчетена чрез фискален апарат и съответно да се издаде фискален бон. Нека разгледаме правилата, изключенията и рисковете.

Кога се налага фискализация на онлайн продажби?

Според Наредба Н-18 на НАП, всяко лице, което извършва продажби на стоки или услуги в търговски обект, е задължено да регистрира и отчита всяка продажба чрез фискално устройство (ФУ) или интегрирана автоматизирана система за управление на търговската дейност (ИАСУТД). Ключовото тук е понятието "търговски обект".

За целите на онлайн търговията, "търговски обект" е и уебсайтът, мобилното приложение или друга платформа, чрез която се извършват продажби. Това означава, че по принцип всяка продажба през онлайн магазин подлежи на фискализация.

Важно изключение: Не е задължително издаването на фискален бон, когато плащането се извършва изцяло по банков път. Това включва директен банков превод, плащане с карта през POS терминал (виртуален или физически, ако картата е била представена) или плащане чрез платежен оператор (като PayPal, Stripe и други), който превежда сумата директно по банковата сметка на търговеца. В тези случаи, банковото извлечение е достатъчен документ, доказващ постъплението на сумата.

Плащане с наложен платеж и куриерски услуги

Тук нещата стават по-сложни. Ако клиентът плаща с наложен платеж при доставка, куриерската фирма обикновено действа като посредник. Съгласно Наредба Н-18, когато куриерът приема плащането от името и за сметка на търговеца, той е задължен да издаде фискален бон от свое фискално устройство. След това, когато куриерът преведе сумата на търговеца, това вече е банкова операция и търговецът не издава втори фискален бон.

Проблемът възниква, когато куриерът не издава фискален бон или когато търговецът предпочита сам да издава такъв. В тези случаи, онлайн магазинът трябва да разполага с фискално устройство. Често срещана практика е издаването на т.нар. "известие за наложен платеж", което не е фискален бон и не освобождава от задължението за фискализация.

Системи за управление на продажбите в търговски обекти (СУПТО)

От 2019 г. влязоха в сила изискванията за СУПТО. Това е софтуер, който управлява продажбите и е свързан с фискално устройство. Целта е да се осигури по-голям контрол върху оборотите. За онлайн магазините, СУПТО е задължително, ако има продажби с плащане в брой (включително наложен платеж, ако търговецът сам фискализира) или плащане с карта чрез ПОС терминал, при който физически се представя карта.

Ключови моменти за СУПТО:

• Онлайн магазин като търговски обект: Вашият сайт се счита за такъв.
• Интеграция: СУПТО трябва да е свързано с фискално устройство и да предава данни към НАП.
• Обхват: Всички продажби, които не са изцяло по банков път, трябва да преминават през СУПТО.

Много от готовите платформи за електронна търговия предлагат модули за интеграция със СУПТО, но е важно да се уверите, че те са съобразени с българското законодателство.

Кои онлайн платформи са комплайънт?

Няма "комплайънт" платформи по подразбиране. Всяка платформа - Shopify, WooCommerce, OpenCart, Magento или персонализирана - трябва да бъде адаптирана и интегрирана с фискално устройство и СУПТО, ако извършва продажби, подлежащи на фискализация.

Какво да търсите при избор на платформа или модул:

• Възможност за интеграция с български фискални устройства: Уверете се, че има съществуващи решения за свързване с ФУ, одобрени от НАП.
• СУПТО функционалност: Софтуерът трябва да може да генерира и изпраща необходимите данни към НАП.
• Отчитане на плащания: Разграничаване на плащания по банков път от тези в брой или с карта.
• Документация и поддръжка: Наличие на ясна документация и поддръжка от доставчика на решението.

Глоби и санкции от НАП

Неспазването на изискванията на Наредба Н-18 води до сериозни глоби. НАП извършва регулярни проверки, включително и на онлайн магазини. Санкциите могат да бъдат:

• За физически лица (еднолични търговци): Глоба от 500 лв. до 2 000 лв. при първо нарушение, и от 2 000 лв. до 5 000 лв. при повторно.
• За юридически лица (ООД, ЕООД и др.): Имуществена санкция от 3 000 лв. до 10 000 лв. при първо нарушение, и от 5 000 лв. до 20 000 лв. при повторно.
• Затваряне на обект: При системни нарушения или при значителни разминавания в оборотите, НАП може да запечата търговския обект (включително и достъпа до уебсайта).

За да избегнете тези проблеми, е критично важно да поддържате актуална информация и да се консултирате със счетоводител, който е наясно със спецификата на онлайн търговията.

Контролен списък за онлайн търговци

Ето един бърз преглед, за да сте сигурни, че покривате изискванията:

| Въпрос | Да/Не | Действия при "Не" | |---|---|---| | Всички плащания ли са изцяло по банков път? | | Ако не, трябва фискализация. | | Използвате ли наложен платеж? | | Уверете се, че куриерът издава фискален бон или вие имате ФУ. | | Имате ли СУПТО, ако извършвате фискализирани продажби? | | Интегрирайте система, отговаряща на Наредба Н-18. | | Вашият онлайн магазин изпраща ли данните към НАП? | | Проверете интеграцията и валидността на изпратените данни. | | Актуализирана ли е вашата документация за продажби? | | Водете точна и пълна отчетност. |

Какво да направите тази седмица

1. Прегледайте всички методи на плащане, които предлага вашият онлайн магазин, и идентифицирайте кои от тях подлежат на фискализация.
2. Ако използвате наложен платеж, свържете се с куриерската си фирма, за да потвърдите, че те издават фискални бонове от свое фискално устройство за всяка събрана сума.
3. Ако имате продажби, които изискват фискализация, но все още не сте интегрирали СУПТО, проучете възможностите за такъв софтуер и фискално устройство.
4. Консултирайте се със счетоводител, специализиран в електронната търговия, за да прегледате текущите си процеси и да се уверите в тяхната изрядност.

В DokiFlow разбираме предизвикателствата пред онлайн търговците. Ние помагаме счетоводството да е лесно и ясно, така че да можете да се фокусирате върху развитието на бизнеса си, без да се притеснявате за НАП глоби и сложни регулации.