Касов апарат, СУПТО и онлайн магазини: Разбиране на правилата в България

В България, когато говорим за продажби, особено такива към крайни клиенти, темата за фискалните устройства и софтуерите за управление на продажби (СУПТО) е винаги актуална. С разрастването на електронната търговия, много собственици на онлайн магазини се питат кога точно възниква задължението за касов апарат, какви са изискванията към СУПТО и какво да очакват от НАП.

За да внесем яснота, нека започнем от основното правило. Всяко лице, което извършва продажби на стоки или услуги в търговски обект, е длъжно да регистрира и отчита всяка извършена продажба в или чрез фискално устройство (ФУ) или интегрирана автоматизирана система за касови операции (ИАСКО). Това е записано в Наредба Н-18 на НАП, която е крайъгълен камък в тази материя. И тук идва големият въпрос: онлайн магазинът търговски обект ли е?

Онлайн магазинът като търговски обект: какво казва НАП?

Да, според НАП, онлайн магазинът е търговски обект. Всички продажби, извършени чрез него, трябва да бъдат регистрирани и отчетени по установения ред. Това включва издаване на фискален бон, независимо от начина на плащане - в брой, с карта, наложен платеж или по банков път. Именно тук възникват най-много казуси и заблуди.

Кога е задължителен касов апарат (ФУ) за онлайн магазин?

Задължението за фискализация възниква при продажби на стоки или услуги, за които плащането е в брой, с дебитна или кредитна карта, с ваучери, или чрез наложен платеж. Това важи и за онлайн магазините. Ако приемате такива плащания, трябва да имате фискално устройство.

• Наложен платеж: Това е най-честият случай при онлайн магазините. Когато клиентът плаща при доставка на куриер, това се третира като плащане в брой. Куриерската фирма обикновено издава разписка за пощенски паричен превод (ППП) от името на търговеца, която замества фискалния бон. Важно е обаче да се уверите, че куриерската фирма има разрешение от БНБ за извършване на пощенски парични преводи. В противен случай, търговецът трябва да издаде фискален бон.
• Плащане с карта онлайн: Ако приемате плащания с дебитни или кредитни карти директно през сайта си (чрез виртуален ПОС терминал), тук не е необходимо да издавате касов бон, тъй като плащането е по банков път. Обаче, ако плащането с карта се извършва физически на ПОС терминал, например при взимане на стоката от физически обект, тогава фискален бон е задължителен.
• Банков превод: При плащане по банков път (директен банков превод) не се издава фискален бон. Това е единственият случай, при който не е нужно фискално устройство за конкретната транзакция.

Много важно е да се прави разлика между плащане по банков път и плащане с карта. Макар и двете да минават през банки, само директният банков превод е изключен от задължението за фискализация.

Софтуер за управление на продажби в търговски обект (СУПТО)

От 2019 г. в сила е изискването всички търговци, използващи софтуер за управление на продажби, да използват такъв, който отговаря на изискванията на НАП. Това е така нареченият СУПТО. Целта е да се гарантира проследяемост и контрол върху продажбите. Ако вашият онлайн магазин използва софтуер за управление на поръчки, инвентар, клиенти и т.н., който генерира информация за продажбите, този софтуер трябва да е СУПТО.

Основни характеристики на СУПТО:

• Генериране на данни: СУПТО трябва да може да генерира стандартизирани данни за продажбите, които НАП може да проверява.
• Връзка с ФУ/ИАСКО: При наличие на ФУ или ИАСКО, СУПТО трябва да може да комуникира с тях, за да изпраща информация за продажбите и да получава обратна връзка.
• Регистрация в НАП: Всеки СУПТО, който се използва, трябва да бъде регистриран в НАП от търговеца, който го ползва. Това става по електронен път.

Кои онлайн платформи са комплайънт?

Тук няма еднозначен отговор, защото зависи от конкретната конфигурация и начин на работа. Самата платформа (например Shopify, WooCommerce, OpenCart) може да не е сертифициран СУПТО, но трябва да има интеграция или да работи с модули, които са. Много български разработчици на е-commerce решения предлагат модули, които осигуряват съответствие с Наредба Н-18.

Ако използвате чуждестранна платформа, която не е разработена с мисъл за българските изисквания, може да се наложи да разработите персонализирани интеграции или да използвате външен СУПТО, който да комуникира с платформата и с фискалното устройство.

Ключови моменти за онлайн магазини:

• Проверка на куриерските услуги: Винаги изисквайте от куриерската фирма потвърждение, че извършват пощенски парични преводи и издават ППП. Това ви освобождава от задължението да издавате фискален бон за наложен платеж. В противен случай, вие трябва да издавате касов бон.
• Избор на СУПТО: Ако вашият софтуер за онлайн магазин управлява инвентар, цени, поръчки и клиенти, той вероятно ще попадне в дефиницията за СУПТО. Консултирайте се с разработчика или счетоводителя си, за да се уверите, че отговаря на изискванията на НАП.
• Регистрация на СУПТО: Не забравяйте да регистрирате използвания СУПТО в НАП. Това е ваше задължение като търговец.

Глоби от НАП: цената на несъответствието

НАП е доста стриктна по отношение на спазването на Наредба Н-18. Глобите за неспазване могат да бъдат значителни и да варират в зависимост от нарушението.

• За неиздаване на фискален бон: За физически лица (еднолични търговци) глобата започва от 500 лв. и може да достигне до 2 000 лв. За юридически лица и ЕТ като търговци глобите са от 3 000 лв. до 10 000 лв.
• За повторно нарушение: Глобите се удвояват.
• За нерегистрирано или несъответстващо СУПТО: Глобите са подобни на тези за неиздаване на касов бон, като могат да бъдат наложени и други административни мерки, включително запечатване на търговски обект (макар и по-трудно при онлайн магазин).

Не си струва да рискувате. По-добре е да инвестирате време и средства в изграждането на съответстваща система, отколкото да плащате глоби и да се занимавате с проверки от НАП.

Контролен списък за онлайн търговци

Ето един бърз списък, който да ви помогне да проверите дали сте на прав път:

1. Начин на плащане: Идентифицирайте всички начини на плащане, които предлагате в онлайн магазина си.
2. Наложен платеж: Уверете се, че куриерската фирма издава ППП. Ако не, осигурете си ФУ и издавайте фискални бонове.
3. Плащания с карта: Ако са онлайн през виртуален ПОС - няма нужда от бон. Ако са физически - ФУ е задължително.
4. Банков превод: Няма нужда от ФУ.
5. СУПТО: Използвате ли софтуер за управление на продажби? Ако да, той СУПТО ли е? Регистриран ли е в НАП?
6. Интеграции: Имате ли необходимите интеграции между онлайн магазина, СУПТО и ФУ (ако е приложимо)?
7. Консултация: При най-малкото съмнение, консултирайте се с вашия счетоводител или със специалист по фискални устройства.

Спазването на нормативната уредба е ключово за устойчивото развитие на всеки бизнес, включително и на електронните магазини. Не подценявайте тези изисквания, защото НАП активно следи и проверява и онлайн търговците. Бъдете информирани и подготвени.

---

DokiFlow е български B2B блог, създаден да подкрепя счетоводители, собственици на малки фирми и финансови специалисти с актуална и практична информация от света на счетоводството и данъците в България.