Касов апарат, СУПТО и онлайн магазини: Пълно ръководство за спазване на правилата в България

Продажбите по интернет са навсякъде около нас, но с тях идват и специфични счетоводни и данъчни изисквания. Едно от най-често задаваните питания е свързано с касовите апарати и системите за управление на продажбите в търговски обект (СУПТО) при онлайн търговията. Нека разгледаме какво казва законът и как да сте сигурни, че спазвате всички правила.

Кога е задължителен касов апарат за онлайн магазин?

Според Наредба Н-18 на НАП, фискално устройство (касов апарат или интегрирана система за управление на търговската дейност - ИСУТД) е задължително за регистриране и отчитане на всички продажби на стоки или услуги, извършвани в търговски обект, в който се получава плащане в брой, с дебитна/кредитна карта, ваучери или други заместващи парите платежни средства. Онлайн магазинът се счита за търговски обект.

Ключовият момент тук е начинът на плащане. Ако приемате плащания по банков път (с наложен платеж чрез пощенски паричен превод, директен банков превод, или чрез платежни системи като PayPal, Stripe и други, които оперират като посредници и превеждат суми по ваша банкова сметка), тогава не сте задължени да издавате фискален бон от касов апарат за всяка отделна продажба. Това е така, защото плащането се проследява по банков път и НАП има достъп до тази информация.

Особености при наложен платеж:

Когато клиент плаща с наложен платеж чрез куриерска фирма, обикновено куриерът издава разписка за пощенски паричен превод (ППП). Тази разписка е приравнена на касова бележка по смисъла на Наредба Н-18. В този случай, продавачът не издава фискален бон. Важно е да пазите всички разписки за ППП, получени от куриерската фирма, тъй като те са ваш първичен счетоводен документ.

Ако обаче куриерът приема плащане, но не издава ППП, а фискален бон от своя касов апарат, и след това превежда сумата по ваша сметка, вие също не издавате фискален бон. Куриерът е този, който отчита плащането.

Кога все пак ви трябва касов апарат?

• При лично предаване и плащане в брой/карта: Ако клиент поръча онлайн, но дойде да вземе стоката от вашия физически склад/офис и плати на място в брой или с карта, тогава сте задължени да издадете фискален бон.
• При използване на собствена доставка, приемаща плащане в брой/карта: Ако имате собствена куриерска услуга, която приема плащане в брой или с карта при доставка, трябва да разполагате с мобилен касов апарат или да използвате софтуер, който е част от СУПТО, и да издадете фискален бон.
• Плащане с ваучери за храна/подарък: Ако приемате такива ваучери, те също се третират като парични средства и изискват фискален бон.

СУПТО в онлайн търговията: Кога и как?

СУПТО (Система за управление на продажбите в търговски обект) е софтуер, който се използва за регистриране на продажбите. За онлайн магазини, ако не попадате в случаите за задължителен касов апарат, обикновено не сте задължени да използвате СУПТО. Вашият ERP или счетоводен софтуер, който проследява поръчките и плащанията, е достатъчен за целите на отчетността.

Кога СУПТО става релевантно?

Ако имате физически магазин, склад или шоурум, който е свързан с онлайн магазина ви, и там се извършват плащания в брой/карта, тогава сте задължени да имате фискално устройство и СУПТО, което да обслужва тези продажби. В този случай, онлайн продажбите, които се плащат по банков път, се осчетоводяват отделно, а тези, платени на място, минават през СУПТО.

Изисквания към СУПТО:

• Да е регистрирано в НАП.
• Да може да генерира и изпраща данни към НАП в реално време.
• Да осигурява надеждност и проследимост на всяка продажба.

Онлайн платформи и съвместимост с НАП

Повечето популярни платформи за електронна търговия (Shopify, WooCommerce, OpenCart, Magento и др.) сами по себе си не са СУПТО. Те са инструменти за създаване и управление на онлайн магазин. Съвместимостта с НАП се осигурява чрез интеграции.

Какво да търсите?

1. Интеграция с куриерски фирми: Уверете се, че използвате куриерски фирми, които издават разписки за пощенски паричен превод (ППП) при наложен платеж. Това е най-често срещаният и най-лесният начин да спазите изискванията.
2. Интеграция с платежни системи: Платежни оператори като Stripe, PayPal, Borica, ePay.bg, PayU, G4S (и много други) превеждат събраните суми по ваша банкова сметка. Те не изискват фискален бон от ваша страна.
3. Счетоводен софтуер/ERP: Уверете се, че вашият счетоводен софтуер или ERP система може да импортира и обработва данните от продажбите ви, независимо от начина на плащане.
4. СУПТО интеграция (ако е нужно): Ако имате физически обект, който е свързан с онлайн магазина, може да се наложи да интегрирате платформата си със СУПТО, което обслужва физическите продажби. Някои СУПТО предлагат API за интеграция.

Глоби от НАП за неспазване на правилата

НАП е доста стриктна по отношение на спазването на Наредба Н-18. Глобите могат да бъдат сериозни и да доведат до затваряне на обекта.

Видове нарушения и санкции:

• Неиздаване на фискален бон: Глоба от 500 до 2000 лв. за физически лица и от 3000 до 10 000 лв. за юридически лица/ЕТ при първо нарушение. При повторно нарушение сумите се удвояват.
• Липса на фискално устройство/СУПТО (когато е задължително): Глоба от 1000 до 10 000 лв. за физически лица и от 5000 до 30 000 лв. за юридически лица/ЕТ.
• Неспазване на изискванията за дистанционна връзка с НАП: Глобите са подобни на тези за липса на устройство.
• Несъответствие между софтуера и Наредба Н-18: Глоби от 2000 до 10 000 лв. за физически лица и от 5000 до 20 000 лв. за юридически лица/ЕТ.

Освен финансовите санкции, НАП може да запечата търговския обект (включително онлайн магазина) за срок от 7 до 30 дни. Това може да доведе до сериозни загуби за бизнеса.

Контролен списък за собственици на онлайн магазини

Ето един бърз списък, по който да проверите дали сте изрядни:

• Приемате ли плащания в брой или с карта във физически обект, свързан с онлайн магазина? Ако да, имате ли касов апарат и СУПТО?
• Използвате ли наложен платеж? Уверете ли се, че куриерската фирма издава разписки за пощенски паричен превод (ППП)? Пазите ли тези разписки?
• Всички останали плащания (банков превод, PayPal, Stripe и т.н.) преминават ли по банкова сметка?
• Водите ли точна счетоводна отчетност на всички продажби, независимо от начина на плащане?
• Запознати ли сте с актуалните изисквания на Наредба Н-18? Проверявате ли за промени?

Какво да направите тази седмица

1. Прегледайте методите си на плащане: Идентифицирайте всички начини, по които клиентите ви плащат за продуктите или услугите.
2. Проверете договорите с куриери: Уверете се, че в договорите е изрично упоменато, че куриерската фирма извършва Пощенски паричен превод (ППП) и издава съответните разписки.
3. Консултирайте се със счетоводител: Ако имате дори най-малко съмнение, обсъдете ситуацията си със специалист. По-добре да питате сега, отколкото да плащате глоби после.
4. Документирайте процесите си: Запишете ясно как обработвате различните видове плащания и как ги отчитате, за да можете да демонстрирате спазване на правилата при евентуална проверка.

Спазването на Наредба Н-18 може да изглежда сложно, но с правилно разбиране и организация, може да избегнете главоболия и глоби. Бъдете информирани и изрядни в бизнеса си. DokiFlow може да ви помогне с автоматизацията на част от тези процеси и поддържането на точна счетоводна документация.