Intrastat за счетоводители: прагове, стоки, засечки с ДДС и избягване на глоби

Преминаването на праговете за Intrastat често хваща фирмите неподготвени, обикновено около средата на годината или при по-голяма сезонна поръчка. Задължението възниква автоматично в месеца, в който оборотът от вътреобщностни трансакции надхвърли определения праг, а първата декларация се подава до 20-о число на следващия месец. След това крайният срок става твърд: 14-о число всеки месец.

За 2024 и 2025 година праговете за деклариране на търговските потоци се определят със заповед на председателя на Националния статистически институт (НСИ) и се публикуват в края на предходната година. Прагът за поток "Въвеждания" (пристигащи стоки от ЕС) е 1 650 000 лв., а за поток "Изпращания" (изпратени стоки за ЕС) е 1 900 000 лв. Праговете за статистическа стойност са значително по-високи: съответно 11 900 000 лв. за въвеждания и 34 200 000 лв. за изпращания.

Задължението може да възникне по два начина. Първият е годишно задължение, ако през предходната календарна година фирмата е преминала прага за съответния поток. Тогава подавате декларации за всички 12 месеца на текущата година. Вторият е текущо задължение, когато в рамките на текущата година кумулативният обем надхвърли прага. Тогава започвате да подавате от месеца на надхвърлянето до края на годината, както и през цялата следваща година.

Кои стоки се декларират и кои отпадат

Основният принцип тук е физическото пресичане на държавната граница между България и друга държава членка на ЕС. Ако има физическо движение на стока, трансакцията почти сигурно попада в обхвата на Intrastat, дори да липсва фактура за продажба.

Стоки, които задължително се декларират:

• Обичайни покупки и продажби на стоки (вътреобщностно придобиване и вътреобщностна доставка);
• Стоки, изпратени или получени с цел преработка (активно или пасивно усъвършенстване), както и върнатите след обработка;
• Доставки на консигнация или стоки под режим складиране при поискване (call-off stock);
• Финансов лизинг на стоки;
• Безвъзмездни доставки на стоки с търговска стойност, включително мостри над определени лимити.

Стоки и трансакции, които са изключени от Intrastat:

• Всички видове чисти услуги (транспорт, консултации, софтуерни лицензи без физически носител);
• Стоки за временна употреба (до две години), при условие че не претърпяват промяна и се връщат обратно;
• Стоки под митнически транзит или митнически контрол от и към трети страни;
• Рекламни материали и търговски мостри без стопанска стойност;
• Транзитни сделки, при които българската фирма фактурира стока, пътуваща директно от Германия за Румъния. В този случай няма движение през територията на България.

Разлики между справка-декларацията по ДДС и Intrastat

Една от най-честите причини за автоматични проверки от НАП е несъответствието между данните в ДДС дневниците и Intrastat декларациите. Инспекторите засичат клетки 14 и 16 от СД по ЗДДС (ВОД) с поток "Изпращания", както и клетка 12 (ВОП) с поток "Въвеждания". Двата регистъра обаче следват различна логика.

| Критерий | Справка-декларация по ЗДДС | Декларация по Intrastat | | :--- | :--- | :--- | | Водещ фактор | Данъчно събитие и дата на фактура | Физическо движение и дата на преминаване | | Преработка на ишлеме | Декларира се само стойността на услугата | Декларира се пълната стойност на стоката на входа и на изхода | | Тристранни операции | Отразяват се от посредника без физическо движение | Посредникът не декларира нищо в Intrastat | | Лизингови договори | В зависимост от вида договор (оперативен или финансов) | Финансовият лизинг се декларира веднага при физическо получаване | | Кредитни известия за отстъпки | Намаляват данъчната основа в месеца на издаване | Не променят първоначалната стойност, освен ако не касаят коригирана фактура за количество |

Когато има разминаване, подгответе писмено обяснение предварително. Ако клиентът ви внася детайли за сглобяване и връща готов продукт, цифрите в дневника по ДДС никога няма да съвпаднат с Intrastat. Това е нормално, но трябва да е подкрепено с договори и приемо-предавателни протоколи.

Къде НАП дебне за грешки и какви са глобите

Контролът по Intrastat в България се осъществява от НАП съвместно с НСИ и Агенция "Митници". Системата прави автоматични кръстосани засечки с VIES декларациите на чуждестранните партньори. Ако немски доставчик подаде VIES декларация, че е продал стока за 100 000 евро на български ДДС номер, а фирмата не е подала нито ВОП, нито Intrastat запис, сигналът светва веднага.

Глобите по Закона за статистиката на вътреобщностната търговия със стоки (ЗСВТС) са финансово болезнени. За неподаване на декларация в срок или за непредоставяне на изискани данни санкцията за юридически лица е от 500 до 5000 лв. При системни нарушения или отказ за корекция глобите могат да се налагат за всеки отчетен период поотделно.

Най-честите грешки, които водят до корекции и разправии с органа по приходите:

1. Грешен код по Комбинираната номенклатура (КН/ТАРИК). Грешката в 8-цифрения код често променя мерната единица или изкривява статистическата тежест.
2. Сгрешено нето тегло. Често счетоводителите преписват бруто теглото от ЧМР товарителницата или изобщо пропускат килограмите.
3. Объркана държава на произход при въвеждане. Държавата на изпращане не винаги съвпада с държавата на произход.
4. Пропускане на нулеви декларации. Ако сте задължено лице за цялата година, но през август нямате нито една сделка, задължително подавате нулева декларация до 14 септември.

Как да интегрирате процеса в счетоводния софтуер

Опитът да попълвате Intrastat ръчно ред по ред в уеб портала на НАП е сигурна рецепта за загуба на време и допускане на грешки, особено ако фирмата има повече от 20 артикула на месец.

Първата стъпка е въвеждането на 8-цифрените КН кодове директно в номенклатурата на стоките в складовия или ERP софтуера. Задължете склададжиите или търговците да вписват нето теглото на всеки артикул още при първоначалното му въвеждане в системата. Когато фактурата за покупка или продажба се осчетоводи, системата трябва автоматично да генерира XML файл по формата на НАП.

Втората стъпка е определянето на условията на доставка (Инкотермс) и вида на сделката (код 11 за директна продажба, код 41 за ишлеме и т.н.). Ако счетоводната ви програма поддържа тези полета, експортът отнема броени секунди.

Автоматизирането на събирането и разчитането на фактурите спестява дни напрегнат труд в началото на всеки месец. Платформи като DokiFlow помагат именно в тази първа стъпка, извличайки структурирани данни, номенклатури и параметри от входящите документи от чуждестранни доставчици, за да не се налага ръчно преписване преди генерирането на отчетите.

Какво да направите тази седмица

• Извадете оборотна справка по сметките за доставки и продажби от ЕС от началото на годината до момента и я съпоставете с официалните прагове за 2024 и 2025 г.
• Проверете номенклатурата на най-продаваните или най-често внасяните стоки: попълнени ли са коректно 8-цифрените кодове по КН и нето теглата в килограми.
• Прегледайте подадените СД по ЗДДС за последните три месеца и сравнете сумите по клетки 12 и 14 с подадените Intrastat стойности, за да изолирате разминавания преди проверка от НАП.
• Уверете се, че имате активен електронен подпис и упълномощаване за подаване на Intrastat в портала за електронни услуги на НАП, за да не губите време при спешно възникване на праг.