Intrastat в България: Кога, какво и как да избегнем глобите

Всяка година хиляди български фирми осъществяват търговия с държави членки на Европейския съюз. Свободното движение на стоки е един от основните принципи на ЕС, но за да функционира пазарът ефективно и да се събират статистически данни, съществува системата Intrastat. Тя не е данъчна декларация, а статистическа, която обаче носи своите задължения и рискове при неспазване.

Задължението за подаване на Intrastat декларации възниква, когато една фирма превиши определени прагове за вътреобщностен обмен на стоки. Тези прагове се определят ежегодно от Националния статистически институт (НСИ) и са различни за изпращанията (износа) и пристиганията (вноса) на стоки.

Кога възниква задължение за Intrastat?

Задължението за подаване на Intrastat декларации възниква за фирми, регистрирани по Закона за данък върху добавената стойност (ЗДДС), които са реализирали вътреобщностна търговия със стоки и чиято стойност на тези стоки надхвърля установените прагове. Важно е да се прави разлика между стоки и услуги. Intrastat е само за стоки.

Прагове за 2024 година

НСИ публикува тези прагове всяка година. За 2024 г. те са както следва:

• За изпращания (износ): 270 000 лева
• За пристигания (внос): 450 000 лева

Ако през предходната календарна година дадена фирма е превишила тези прагове, тя става задължена да подава Intrastat декларации от януари на текущата година. Ако прагът бъде надхвърлен през текущата година, задължението възниква от месеца, в който е надхвърлен прагът. Например, ако през юни 2024 г. общата стойност на пристиганията достигне 450 001 лева, фирмата трябва да подаде Intrastat декларация за месец юни и за всички следващи месеци до края на годината.

Кои стоки се декларират?

В Intrastat се декларират всички стоки, които преминават границите на България към или от други държави членки на ЕС. Това включва:

• Вътреобщностни доставки (ВОД): Стоки, изпратени от България към друга страна членка на ЕС.
• Вътреобщностни придобивания (ВОП): Стоки, пристигнали в България от друга страна членка на ЕС.
• Движение на стоки без смяна на собственост: Например, стоки, изпратени за преработка, ремонт, временно ползване (изложби, панаири), или стоки, които се връщат след такава дейност. Тук е особено важно да се следи правилната класификация и да се използва коректен код на сделката.
• Стоки под режим митническо складиране: Ако стоките преминават през митнически склад в България, но са предназначени за друга страна членка или обратно, те също подлежат на деклариране.

Не се декларират услуги, дори и те да са свързани със стоките (например транспорт, монтаж). За тях има други регулации, като VIES декларации.

Какво съдържа Intrastat декларацията?

Intrastat декларацията изисква попълване на специфични данни за всяка стокова позиция. Ето основните полета:

• Период на справката: Месеца, за който се подава декларацията.
• Посока на потока: Изпращания или пристигания.
• Код на стоката (КН код): Осемцифрен код от Комбинираната номенклатура. Това е изключително важен елемент и изисква прецизност. Грешен код може да доведе до некоректна статистика и въпроси от НСИ.
• Държава партньор: Държавата членка на ЕС, от която пристигат или към която се изпращат стоките.
• Стойност на стоките: Фактурна стойност в лева, без ДДС.
• Нето тегло: В килограми.
• Количество в допълнителна мярка: Ако е приложимо за конкретния КН код (например литри, бройки, квадратни метри).
• Код на сделката: Двуцифрен код, описващ естеството на сделката (напр. 11 за покупко-продажба, 21 за връщане на стоки, 70 за преработка). Това е критично за правилното отчитане на движението на стоки без смяна на собственост.
• Вид транспорт: Позволява анализ на транспортните потоци.
• Условия на доставка (Инкотермс): Показва кой поема разходите и рисковете по транспорта.

Как се избягват глобите?

Глобите за неподаване или за подаване на неверни данни по Intrastat могат да бъдат значителни. За да ги избегнете, ето няколко ключови момента:

1. Следете праговете: Редовно проверявайте оборотите си за вътреобщностна търговия. Може да си направите проста таблица или да настроите аларма във вашата ERP система.
2. Точна класификация на стоките: Уверете се, че използвате правилните КН кодове. При съмнение, консултирайте се със специалист или използвайте тарифната база данни на ЕС (TARIC). Грешен код е честа причина за санкции.
3. Срок за подаване: Декларациите се подават до 10-то число на месеца, следващ отчетния. Не пропускайте този срок.
4. Код на сделката: Разберете добре различните кодове на сделките. Те са важни за правилното отчитане на нетипични движения на стоки.
5. Корекции: Ако откриете грешка, подайте коригираща декларация възможно най-бързо. НСИ толерира корекции, особено ако са подадени преди да бъдете уведомени за несъответствия.
6. Вътрешен контрол: Внедрете процедури за проверка на данните преди подаване. Един добър подход е двойна проверка на КН кодовете и стойностите.

Пример за контролен списък преди подаване

• [ ] Проверени ли са праговете за текущия месец?
• [ ] Всички ли фактури за ВОД/ВОП са включени?
• [ ] КН кодовете на стоките коректни ли са и съответстват ли на актуалната номенклатура?
• [ ] Нето теглото и допълнителните мерки правилно ли са изчислени?
• [ ] Кодовете на сделките съответстват ли на икономическата същност на транзакцията?
• [ ] Подадено ли е в срок (до 10-то число)?
• [ ] Има ли движение на стоки без смяна на собственост (ремонт, преработка), което трябва да се декларира?

Интеграция с обичайното счетоводство

Интегрирането на Intrastat процеса със счетоводството и ERP системите е ключово за ефективността и точността. Ето как може да се постигне това:

• Автоматизация: Съвременните счетоводни и ERP софтуери често имат модули за генериране на Intrastat декларации. Настройте ги така, че да извличат данни директно от фактурите за продажби и покупки.
• Кодиране на номенклатурата: Включете КН кодовете като задължително поле в номенклатурата на стоките във вашата счетоводна програма или ERP. Това ще улесни автоматичното попълване.
• Отговорности: Ясно дефинирайте кой е отговорен за попълването и подаването на Intrastat декларациите - счетоводител, финансов отдел, логистичен отдел. Осигурете адекватно обучение на тези лица.
• Съгласуване с VIES декларации: Въпреки че Intrastat и VIES са различни системи, данните за стойностите на ВОД и ВОП трябва да се съгласуват. Значителни разлики между двете декларации могат да предизвикат проверка от НАП или НСИ. Това не означава, че трябва да са абсолютно еднакви, тъй като Intrastat включва и нестокови сделки, но основните стойности трябва да са близки.
• Документация: Поддържайте добре организирана документация - фактури, транспортни документи, договори - за всяка вътреобщностна сделка. Това е важно при евентуална проверка.

Един от най-честите проблеми е разминаването между стойностите, декларирани във VIES декларациите, и тези в Intrastat. VIES декларациите отразяват облагаеми доставки и придобивания, докато Intrastat обхваща цялото движение на стоки, включително и тези без смяна на собственост. Важно е да разбирате тези разлики и да можете да ги обясните при необходимост.

Какво да направите тази седмица

1. Прегледайте оборотите си: Проверете дали сте надхвърлили или сте близо до Intrastat праговете за пристигания и изпращания за текущата година.
2. Актуализирайте КН кодовете: Уверете се, че всички стоки във вашата номенклатура имат коректни и актуални осемцифрени КН кодове.
3. Обучете екипа си: Ако има промени в правилата или нови служители, осигурете им достъп до информация за Intrastat задълженията.
4. Тествайте синхронизацията: Ако използвате софтуер, тествайте как вашите счетоводни записи се отразяват в Intrastat модула и дали данните се прехвърлят коректно.
5. Задайте напомняния: Инсталирайте си напомняния за сроковете за подаване на Intrastat декларации.

DokiFlow е вашето решение за автоматизация на счетоводните процеси. С нашите инструменти можете лесно да управлявате документооборота си, да следите финансовите си показатели и да се уверите, че спазвате всички регулаторни изисквания, включително и тези свързани с Intrastat. Ние разбираме предизвикателствата пред българския бизнес и предлагаме софтуер, създаден да ги посрещне.