Годишно приключване и ГФО: срокове, разлики между микро и малки фирми и чести капани в Търговския регистър

Крайният срок за публикуване на годишните финансови отчети в Търговския регистър за търговските дружества по Закона за счетоводството е 30 юни. Тази дата изглежда далеч през януари, но практиката показва друго. Когато се натрупат данъчните декларации по ЗКПО, засечките на ДДС и годишните отчети за дейността към НСИ, времето за реакция се стопява светкавично.

Годишното приключване изисква строга последователност. Не става дума просто за попълване на няколко формуляра и натискане на бутон с електронен подпис. Става дума за съгласуваност между регистрите, коректна класификация на предприятието и прецизна документация за Агенция по вписванията.

Категории предприятия: микро или малко предприятие в България

Законът за счетоводството определя различни обеми на оповестяване според мащаба на бизнеса. Много счетоводители правят излишни справки или обратно - спестяват задължителни елементи, защото не проверяват актуалния статут на дружеството към 31 декември.

По чл. 19 от Закона за счетоводството показателите се следят към края на отчетния период, като преминаването в по-горна или по-долна категория изисква прекрачване на праговете в две последователни години.

Критерии за класификация

| Категория | Балансова стойност на активите | Нетни приходи от продажби | Средна численост на персонала | | --- | --- | --- | --- | | Микро предприятие | до 700 000 лв. | до 1 400 000 лв. | до 10 души | | Малко предприятие | до 8 000 000 лв. | до 16 000 000 лв. | до 50 души | | Средно предприятие | до 38 000 000 лв. | до 76 000 000 лв. | до 250 души |

Предприятието попада в съответната група, ако към 31 декември не надвишава поне два от посочените три показателя.

Какво спестява статусът на микро предприятие

Ако клиентът ви отговаря на условията за микро предприятие в България, законът му дава сериозни облекчения. Тези дружества могат да съставят съкратен баланс само по раздели и съкратен отчет за приходите и разходите по раздели. Не са длъжни да изготвят отчет за паричните потоци, отчет за собствения капитал и приложение с оповестявания (с изключение на минимални бележки под линия в баланса за поети ангажименти и гаранции).

Малките предприятия вече нямат тази привилегия. Те изготвят съкратен баланс по групи и статии, съкратен отчет за приходите и разходите, както и пълно счетоводно приложение с подробни пояснения за приложената счетоводна политика.

Срокове за подаване, които не бива да пропускате

Календарът за годишното приключване включва няколко ключови дати, които често се бъркат от управителите на фирми:

1. До 30 юни: Подаване на годишната данъчна декларация по чл. 92 от ЗКПО в НАП заедно с Годишния отчет за дейността (ГОД) в информационната система на НСИ.
2. До 30 юни: Внасяне на дължимия корпоративен данък за предходната година.
3. До 30 юни: Публикуване на ГФО в Търговския регистър чрез заявление по образец Г2 за търговците (ООД, ЕООД, АД, ЕТ на двустранно счетоводство).
4. До 30 септември: Публикуване на отчетите за юридическите лица с нестопанска цел (ЮЛНЦ) в Регистъра на ЮЛНЦ към Агенция по вписванията.

Фирмите без дейност през отчетната година не публикуват пълен ГФО. Те подават еднократна декларация за липса на дейност по чл. 38, ал. 9 от ЗСч в Търговския регистър до 30 юни. След промените в закона, тази декларация се подава само за първата година, в която липсва дейност, без да се повтаря ежегодно, ако състоянието се запазва.

Типични грешки при подаване на ГФО в Търговския регистър

Длъжностните лица по регистрацията към Агенция по вписванията не прощават формални пропуски. Ето къде се къса нишката най-често:

Липса на протокол за приемане на отчета

ГФО не може просто да се изпрати. Преди това той трябва да бъде официално приет от компетентния орган на дружеството. За ЕООД това е решение на едноличния собственик на капитала. За ООД е протокол от Общото събрание на съдружниците. В протокола задължително трябва да фигурира решение за приемане на ГФО, решение за приемане на доклада за дейността (ако е приложим) и решение за разпределение на финансовия резултат.

Забравяне на декларацията по чл. 13, ал. 4 от ЗТРРЮЛНЦ

Когато заявление Г2 се подава от заявител със счетоводно пълномощно, декларацията за истинността на заявените обстоятелства трябва да бъде подписана от законния представител на фирмата (управителя). Ако счетоводителят я подпише сам със своя КЕП от свое име без специално пълномощие като съставител по закон, следва указание или директен отказ.

Публикуване на лични данни (ЕГН, адреси, подписи)

Търговският регистър е публичен. По закон сте длъжни да заличите личните данни от документите, които прикачвате. Това включва ЕГН, лични карти, домашни адреси и телефонни номера на управители и съдружници. Оставете само имената и длъжността. Качването на незаличени лични данни води не само до риск от указания, но и до потенциални санкции от Комисията за защита на личните данни.

Разминаване между цифрите в НАП и Търговския регистър

Често срещан кошмар: подава се ГДД в НАП през март, след което се открива счетоводна грешка, коригира се счетоводството, но се подава коригираният отчет в Търговския регистър без да се коригира данъчната декларация (ако срокът по чл. 75 от ЗКПО е изтекъл). Балансите в НСИ, НАП и Търговския регистър трябва да бъдат абсолютно идентични. Всяко разминаване в приходите, разходите или финансовия резултат светва при автоматичните кръстосани проверки.

Контролен списък за проверка преди качване на Г2

Преди да наредите държавната такса от 20 лева за подаване по електронен път, проверете следните детайли:

• Балансът и ОПР подписани ли са от съставителя и от управителя?
• Има ли печат (ако фирмата използва такъв) и ясна дата на съставяне?
• Приложен ли е протокол от ОС или решение на едноличния собственик, датирано преди датата на подаване?
• Платена ли е точната такса с правилно посочен код за вид плащане?
• Заличени ли са личните данни във всички приложени PDF файлове?
• Прикачена ли е нотариално заверена декларация или пълномощно, ако заявлението не се подава пряко от управителя?

Подреждането на процесите спестява десетки часове излишен труд в края на юни. Платформи като DokiFlow помагат на счетоводните екипи да автоматизират събирането на първични документи и комуникацията с управителите през цялата година, за да не се превръща годишното приключване в извънреден аврал.

Какво да направите тази седмица

1. Прегледайте списъка с клиенти и класифицирайте всяка фирма като микро или малко предприятие според данните от оборотната ведомост към 31 декември.
2. Съставете график за подписване на протоколите от общите събрания, за да не събирате подписи в последните дни на юни.
3. Сравнете оборотните ведомости с вече подадените ГОД към НСИ и се уверете, че сумите на активите и собствения капитал съвпадат напълно.
4. Подгответе предварително шаблоните за декларации по чл. 13, ал. 4 и проверете валидността на електронните си подписи.