Годишно приключване и ГФО: срокове, грешки в Търговския регистър и разлики при микропредприятията

Крайният срок за подаване на годишния финансов отчет (ГФО) в Търговския регистър е 30 септември, но за счетоводителите истинският финал на приключването идва още на 30 юни с декларациите по ЗКПО. Ако оставите качването на отчетите в Агенция по вписванията за последните дни на септември, рискувате да влезете в познатия сценарий: срив на портала, чакане с часове и дребни технически пропуски, водещи до отказ.

Законът за счетоводството дава ясни облекчения за най-малките фирми. Въпреки това всяка година стотици микропредприятия подават пълни пакети с ненужни приложения или обратното - пропускат задължителни декларации. Нека подредим правилата чисто практично.

Микро или малко предприятие: къде е границата

Категоризацията по Закона за счетоводството (ЗСч) определя обема на отчета, който сте длъжни да съставите и публикувате. Критериите се следят към 31 декември на отчетния период за две последователни години. Ако дружеството е новоучредено, категорията се определя само спрямо показателите за текущата година.

Ето основните прагове според чл. 19 от ЗСч:

| Показател | Микропредприятие | Малко предприятие | | --- | --- | --- | | Балансова стойност на активите | до 1 000 000 лв. | до 8 000 000 лв. | | Нетни приходи от продажби | до 2 000 000 лв. | до 16 000 000 лв. | | Средна численост на персонала | до 10 души | до 50 души |

За да попадне фирмата в дадена група, тя не трябва да надвишава поне два от трите показателя.

Разликата има значение. Микропредприятията не са длъжни да съставят отчет за приходите и разходите (ОПР), отчет за паричните потоци, отчет за собствения капитал или приложение. За тях законът изисква единствено съкратен баланс по раздели и съкратен отчет за приходите и разходите, като на практика за публикуване в Търговския регистър се подава само балансът. Малките предприятия обаче съставят пълен баланс, съкратен ОПР по елементи на разходите и приложение с оповестявания.

Ако фирмата не е осъществявала дейност през годината, не се подава ГФО. Вместо това управителят подава декларация за липса на дейност по чл. 38, ал. 9 от ЗСч. Срокът за нея е различен: до 31 март на следващата година, като за подаването й не се дължи държавна такса.

Срокове: хронология на приключването

Приключването върви на няколко последователни етапа, които не трябва да се объркват:

1. До 31 март: Декларация за липса на дейност в Търговския регистър (ако дружеството е почивало през цялата година).
2. До 30 юни: Подаване на годишна данъчна декларация по чл. 92 от ЗКПО в НАП и подаване на годишния отчет за дейността (ГОД) в Националния статистически институт (НСИ). Тук се плаща и корпоративният данък.
3. До 30 септември: Обявяване на ГФО в Търговския регистър и регистъра на ЮЛНЦ към Агенция по вписванията за всички търговци по смисъла на Търговския закон.

За юридическите лица с нестопанска цел (ЮЛНЦ) срокът също е до 30 септември, като те подават отчетите си в регистъра на ЮЛНЦ към същата агенция.

Пет типични грешки при подаване в Търговския регистър

Длъжностните лица по регистрацията са педантични. Дори формална грешка в документите може да доведе до указания или директен отказ. Санкцията за неподаден в срок ГФО започва от 200 лв. за физически лица и стига до 3 000 лв. за дружеството, като при повторно нарушение скача двойно.

1. Липсващо или некоректно решение на общото събрание

Отчетът не може да се публикува просто по решение на счетоводителя. Към заявлението задължително се прилага протокол от Общото събрание на съдружниците (или решение на едноличния собственик на капитала за ЕООД). В него изрично трябва да пише: отчетите са приети, финансовият резултат е разпределен (или загубата е покрита/отнесена за бъдещи периоди). Често срещан пропуск е датата на протокола да е след датата на подаване.

2. Грешки в Декларацията по чл. 13, ал. 4 от ЗТРРЮЛНЦ

Когато заявление Г2 се подава от пълномощник с адвокатско пълномощно или от счетоводител с нотариално заверено пълномощно, към преписката задължително се качва декларация за истинността на заявените обстоятелства. Тя трябва да бъде подписана лично от законния представител на фирмата (управителя), а не от счетоводителя. Ако счетоводителят я подпише сам, следва безусловен отказ.

3. Нечетливи или неподписани сканирани копия

Балансът и придружаващите го документи трябва да носят подписите на съставителя и на управителя, както и печат, ако дружеството ползва такъв. Често се качват работни екселски таблици, експортирани в PDF без подписи. Агенцията изисква сканирани оригинали или документи, подписани с квалифициран електронен подпис (КЕП).

4. Неспазване на изискванията за защита на личните данни

В публикуваните документи не трябва да фигурират ЕГН, лични адреси, номера на лични карти или банкови сметки на съдружници и управители. Всички тези данни трябва да бъдат заличени (зачертани) преди сканиране. Ако качите документи с видими ЕГН-та, нарушавате регламентите за лични данни, а в някои случаи длъжностното лице може да откаже вписването до коригиране.

5. Объркано плащане на държавната такса

При подаване по електронен път с КЕП държавната такса е 20 лв. (на гише е 40 лв.). Много колеги правят банков превод, но не прилагат сканираното платежно нареждане, или плащат през портала с грешен код за вид плащане. Системата не винаги засича превода автоматично по ЕИК, затова приложеното платежно нареждане спестява указания.

Какво да направите тази седмица

Не чакайте крайните срокове, за да сглобите документацията. Ето конкретните стъпки:

1. Прегледайте оборотната ведомост и засечете нетните приходи, активите и средния списъчен брой на персонала за последните две години, за да сте сигурни дали фирмата не сменя категорията си от микро в малко предприятие.
2. Подгответе решенията на общото събрание или на едноличния собственик на капитала за приемане на ГФО и разпределение на резултата за миналата година.
3. Генерирайте баланса и приложенията в PDF, разпечатайте ги за подпис от управителя и съставителя (или подгответе файловете за подписване с КЕП).
4. Заличете всички лични данни (ЕГН, адреси, документи за самоличност) от документите, предназначени за публичния регистър.
5. Подгответе бланката на Декларация по чл. 13, ал. 4 и я изпратете на клиента/управителя за подпис, ако подавате като упълномощено лице.

Организацията на документи при десетки клиенти бързо се превръща в хаос. Автоматизирането на събирането на първичните фактури и банкови извлечения през DokiFlow спестява дни ръчно преглеждане и оставя време за съществената счетоводна проверка, преди отчетите да заминат към регистъра.