Дистанционно счетоводство: Как да управлявате кантората си онлайн и какво казва ИДЕС

През последните години дигитализацията промени изцяло начина, по който работим. За счетоводните кантори това не е изключение. Все повече клиенти търсят гъвкавост и удобство, а дистанционното обслужване предлага точно това. Но как една българска счетоводна кантора може да премине успешно към изцяло или предимно онлайн модел на работа? И по-важното - какво казва ИДЕС по въпроса?

Защо дистанционното счетоводство е бъдещето?

Предимствата на работата от разстояние са много. За клиентите това означава спестено време за пътуване, по-бърз достъп до информация и възможност да работят с кантора от всяка точка на страната, дори и чужбина. За счетоводителите - оптимизиране на процесите, намаляване на оперативните разходи и достъп до по-широк кръг от потенциални клиенти. Намалява се и времето за административни задачи, което позволява фокус върху по-високостойностни консултантски услуги.

Софтуерни решения за дистанционна работа

Изборът на подходящ софтуер е ключов за успешното дистанционно счетоводство. Ето основните категории и примери:

1. Счетоводен софтуер в облака

Това е гръбнакът на всяка дигитална кантора. Облачните счетоводни системи позволяват достъп от всяко устройство с интернет връзка, без нужда от инсталация или поддръжка на сървъри. Те улесняват съвместната работа с клиенти и колеги.

• Примери: Microinvest, WorkFlow, AJUR-L, OpenAccount. Някои от тях предлагат и уеб базирани версии или модули за отдалечен достъп. Важно е да изберете такъв, който е съобразен с българското законодателство и изискванията на НАП.

2. Системи за управление на документи (DMS)

Безхартиен офис - това е целта. DMS системите позволяват дигитализиране, съхранение и управление на всички счетоводни документи. Те осигуряват контрол на версиите, лесно търсене и сигурен достъп.

• Примери: DokuFlow, OneDrive, Google Drive, Dropbox Business. Изберете решение, което предлага висока степен на сигурност и възможност за контрол на достъпа.

3. Платформи за комуникация и сътрудничество

Ефективната комуникация е от съществено значение, когато не сте лице в лице.

• Примери: Microsoft Teams, Zoom, Slack. Те позволяват видеоконференции, чат, споделяне на екрани и документи в реално време. За по-формална комуникация, електронната поща остава важен инструмент.

4. Софтуер за ТРЗ и личен състав

Много от счетоводните софтуери имат вградени ТРЗ модули. Ако работите с отделни, уверете се, че поддържат експорт на данни и са актуални спрямо промените в Кодекса на труда и осигурителното законодателство.

Как се подписват документи дистанционно?

Това е една от най-честите пречки за пълното преминаване към дистанционна работа. Решението е електронният подпис.

• Квалифициран електронен подпис (КЕП): Той има силата на саморъчен подпис и е признат от всички държавни институции в България - НАП, НОИ, Агенция по вписванията. Както счетоводителите, така и клиентите (представителите на фирмите) трябва да притежават КЕП за подписване на договори, декларации, отчети и други важни документи. За фирми, които нямат КЕП, може да се наложи еднократно посещение за упълномощаване на счетоводителя да подписва определени документи с неговия КЕП.

• Облачен КЕП: Предлага още по-голямо удобство, тъй като не изисква хардуерно устройство (USB токен) и може да се ползва от всяко устройство. Доставчиците на удостоверителни услуги в България предлагат такивa.

Какво казва ИДЕС?

ИДЕС (Институт на дипломираните експерт-счетоводители) е регулаторният орган за професията в България. Неговите правила и етични норми са задължителни за всички дипломирани експерт-счетоводители.

• Закон за независимия финансов одит (ЗНФО): Той регламентира дейността на одиторите, но и създава рамка за счетоводната професия. Важно е всички дейности, включително дистанционните, да се извършват в съответствие със закона и подзаконовите актове. Няма изрична забрана за дистанционно обслужване, напротив - професията трябва да се адаптира към новите технологии.

• Етичен кодекс: ИДЕС набляга на принципите на почтеност, обективност, професионална компетентност и надлежна грижа, конфиденциалност и професионално поведение. При дистанционна работа е изключително важно да се гарантира сигурността на данните и конфиденциалността на информацията. Това включва използване на криптирани връзки, сигурни софтуерни решения и спазване на GDPR.

• Обучения и квалификация: ИДЕС активно насърчава повишаването на дигиталните умения на членовете си. Поддържането на актуални знания за новите технологии и софтуерни решения е част от професионалната компетентност.

Накратко, ИДЕС не само не забранява дистанционното счетоводство, но и очаква от членовете си да се развиват в тази посока, спазвайки високи стандарти за качество и етика.

Контролен списък за преход към дистанционна работа

Ето няколко стъпки, които да ви помогнат в прехода:

| Стъпка | Описание | |---|---| | 1. Оценка на нуждите | Какви са спецификите на вашите клиенти? Какъв обем документи обработвате? | | 2. Избор на софтуер | Облачен счетоводен софтуер, DMS, комуникационни платформи. | | 3. Политика за сигурност | Разработете правила за защита на данните, пароли, достъп. | | 4. Обучение на екипа | Уверете се, че всички счетоводители знаят как да използват новите системи. | | 5. Комуникация с клиенти | Информирайте ги за новия начин на работа и ползите за тях. | | 6. Правно съответствие | Уверете се, че всички договори и упълномощавания са актуални за дистанционна работа. | | 7. Редовен преглед | Оценявайте ефективността и правете подобрения периодично. |

Предизвикателства и как да ги преодолеем

• Технически умения: Не всички счетоводители са еднакво подготвени за работа с нови технологии. Инвестирайте в обучения и поддръжка.
• Сигурност на данните: Кибератаките са реална заплаха. Използвайте надеждни софтуерни решения, двуфакторна автентикация и редовни архивирания.
• Липса на личен контакт: За някои клиенти и счетоводители пряката комуникация е важна. Комбинирайте онлайн срещи с периодични лични срещи, когато е необходимо.
• Нормативна уредба: Следете промените в законодателството, особено по отношение на електронните документи и подписи.

Дистанционното счетоводство не е просто опция, а стратегическа инвестиция в бъдещето на вашата кантора. То ви позволява да сте по-гъвкави, ефективни и да предлагате по-добро обслужване на клиентите си.

***

Какво да направите тази седмица

1. Прегледайте текущия си счетоводен софтуер - предлага ли облачни версии или интеграции за дистанционна работа?
2. Започнете проучване на системи за управление на документи (DMS) и платформи за комуникация, които отговарят на нуждите на вашата кантора.
3. Разговаряйте с поне един клиент за неговите предпочитания относно дистанционното обслужване и използването на КЕП.
4. Проверете дали вие и вашият екип разполагате с валидни КЕП и дали сте запознати с всички възможности за подписване на документи дистанционно.

DokiFlow е български B2B блог, който цели да предоставя актуална и практична информация на счетоводители, собственици на малки фирми и финансови специалисти.