Сверка между банкови извлечения и счетоводни записи: автоматизация и изисквания

За всеки счетоводител, точността на финансовата информация е повече от приоритет - тя е професионален дълг. Една от най-фундаменталните задачи в това отношение е редовната сверка между банковите извлечения и счетоводните записи. Не става въпрос просто за проверка на числа, а за осигуряване на пълна прозрачност и съответствие с регулациите. Нека разгледаме в детайли защо този процес е толкова важен и как може да бъде оптимизиран.

Защо сверката е задължителна: НАП, БНБ и какво още

Изискването за редовно съпоставяне на банковите движения с отразеното в счетоводството не е просто добра практика, а е заложено в редица нормативни актове. НАП, например, при проверки винаги изисква подробни справки за банковите сметки и тяхното съответствие със записите в счетоводните регистри. Целта е да се установи пълнота на приходите, коректно отчитане на разходите и правилно начисляване на данъци и осигуровки. Всяко несъответствие може да доведе до въпроси, проверки и дори санкции.

Българската народна банка (БНБ) също има своите изисквания, макар и по-косвени за стандартния бизнес. Като регулатор на банковата система, БНБ следи за спазването на Закона за мерките срещу изпирането на пари (ЗМИП). Част от изискванията към банките е да познават своите клиенти и да докладват съмнителни операции. В този контекст, точното счетоводно отразяване на банковите транзакции помага както на банките, така и на компаниите да спазват тези регулации. Непълна или неточна сверка може да доведе до несъответствия, които да бъдат интерпретирани като опит за прикриване на произход на средства или други нередности.

Отделно от регулациите, сверката е критична и за вътрешния контрол. Тя помага за:

• Идентифициране на грешки: Банкови такси, пропуснати плащания, сгрешени суми или референтни номера.
• Предотвратяване на измами: Неоторизирани транзакции или опити за присвояване на средства.
• Оценка на паричния поток: Точна представа за ликвидността на фирмата във всеки момент.
• Подготовка за одити: Чистите и съпоставени данни улесняват значително одиторския процес.

Автоматично съпоставяне (matching) на плащания: какво е и защо е важно

В днешно време ръчното съпоставяне на стотици, а понякога и хиляди, транзакции от банкови извлечения със счетоводни записи е неефективно и предразполага към грешки. Тук идва на помощ автоматичното съпоставяне, или както често го наричаме - matching.

Автоматичното съпоставяне е процес, при който софтуерна система сравнява данни от банкови извлечения (обикновено импортирани в електронен формат като MT940, CSV или Excel) със съответните записи в счетоводната система. Системата използва предварително зададени правила и алгоритми за идентифициране на съвпадащи транзакции. Тези правила могат да включват:

• Сума на плащането: Най-очевидният критерий.
• Дата на плащането: Датата на банковата операция спрямо датата на счетоводния запис.
• Референтен номер/основание за плащане: Номер на фактура, проформа, договор или друго уникално описание.
• Контрагент: Име на клиента/доставчика.

Когато системата открие транзакция, която отговаря на всички или на повечето критерии, тя предлага автоматично съпоставяне или дори го извършва директно. За останалите, които не могат да бъдат съпоставени автоматично, се генерира списък с изключения, които изискват ръчна намеса и анализ от счетоводителя.

Предимствата на автоматичното съпоставяне са многобройни:

• Спестяване на време: Значително намалява времето, отделено за ръчна работа.
• Намаляване на грешките: Елиминира човешкия фактор при повтарящи се задачи.
• Подобрена точност: Гарантира, че всички транзакции са отразени правилно.
• Актуализирана информация: Осигурява по-актуална картина на финансовото състояние.
• По-лесно откриване на аномалии: Несъответствията изпъкват по-ясно.

Добър workflow за месечно затваряне: Сверка на банкови извлечения

Ето как може да изглежда един ефективен работен процес за сверка на банкови извлечения като част от месечното затваряне:

1. Ежедневен/Ежеседмичен импорт на извлечения: Не чакайте края на месеца. Импортирайте банковите извлечения в счетоводната система редовно. Много банки предлагат автоматично изтегляне на извлечения чрез API, което може да бъде интегрирано със счетоводния софтуер.

1. Първоначално автоматично съпоставяне: Пуснете функцията за автоматично съпоставяне. Системата ще се опита да свърже възможно най-много банкови операции със счетоводни записи.

1. Преглед на несъпоставени транзакции: Това е най-важната част. Разгледайте списъка с транзакции, които системата не е успяла да съпостави. Причините могат да са различни:

• Липсващ счетоводен запис: Забравена фактура за приход/разход, неотчетена банкова такса.
• Неточен счетоводен запис: Грешна сума, дата, контрагент или основание.
• Неясен банков превод: Плащане без достатъчно ясно основание от страна на клиента/доставчика.

1. Коригиране и ръчно съпоставяне: За всяка несъпоставена транзакция:

• Създайте липсващия счетоводен запис.
• Коригирайте съществуващия запис.
• Присвоете плащането към правилната фактура или сметка (например, аванс). След корекцията, опитайте отново ръчно да съпоставите транзакцията.

1. Разследване на аномалии: Ако имате необичайни транзакции или такива, които не можете да идентифицирате, свържете се с банката или с контрагента за изясняване.

1. Приключване на сверката: След като всички транзакции са съпоставени или обяснени, приключете процеса. Целта е в края на месеца салдото по банковата сметка в счетоводството да съответства на салдото по банковото извлечение.

Контролен списък за сверка на банкови извлечения

• [ ] Импортирани ли са всички банкови извлечения за периода?
• [ ] Изпълнено ли е автоматичното съпоставяне?
• [ ] Прегледани ли са всички несъпоставени транзакции?
• [ ] Коригирани ли са грешките в счетоводните записи?
• [ ] Създадени ли са липсващи счетоводни записи за банкови такси, лихви и други?
• [ ] Разследвани ли са всички неидентифицирани плащания?
• [ ] Съвпадат ли салдата по банкови сметки в счетоводството със салдата по банкови извлечения?
• [ ] Подготвен ли е доклад за сверката (ако е необходимо)?

Какво да направите тази седмица

1. Проверете дали вашият счетоводен софтуер поддържа импорт на банкови извлечения в стандартен формат и функция за автоматично съпоставяне. Ако не, проучете възможности за надграждане.
2. Разгледайте процеса си на сверка на банкови извлечения. Има ли стъпки, които могат да бъдат автоматизирани или оптимизирани, за да спестите време?
3. Създайте протокол или кратко описание на стъпките, които следвате при сверка, и го споделете с екипа си, за да осигурите последователност и прозрачност.

В DokiFlow знаем колко е важно да имате ясна картина на финансите си. Затова нашият софтуер е проектиран да улеснява максимално процесите на импорт и съпоставяне на банкови транзакции, помагайки ви да поддържате актуална и точна счетоводна информация с минимални усилия.