SAF-T в България: реалната подготовка за новия дигитален одит на НАП

Дните, в които данъчната ревизия започваше с кашони от папки и разпечатани хронологични ведомости, бавно отиват в историята. Приходната агенция вече работи по проект за цялостна промяна на контрола чрез SAF-T (Standard Audit File for Tax). Не става дума за поредния модул към ДДС декларацията, а за пълна рентгенова снимка на счетоводството на всяко дружество.

Ако сте следили опита на Румъния и Полша, знаете сценария. Въвеждането започва с големите данъкоплатци, преминава през средните и в рамките на две до три години обхваща целия бизнес. Време за изчакване няма, защото техническата подготовка на ниво софтуер и номенклатури отнема месеци.

Какво всъщност представлява SAF-T

SAF-T е международен стандарт, разработен от ОИСР (OECD), за електронен обмен на надеждни данъчни и счетоводни данни между бизнеса и приходната администрация. По същество това е стандартизиран XML файл, който съдържа структурирана информация за всички стопански операции в предприятието за даден период.

Вместо ревизорът да идва на място и да изисква справки поотделно, данъчната администрация получава файла и го пуска през автоматизирани алгоритми за анализ на риска. Несъответствия в ДДС, странни сторнирания, разминавания между салда и аналитични партиди - софтуерът на НАП ще вижда тези неща за секунди.

Какви данни ще изпращаме към НАП

Обхватът на един стандартен одиторски файл е значително по-широк от сегашните дневници за покупки и продажби по ЗДДС. Файлът обикновено е разделен на няколко основни модула, като структурата за България ще следва общоприетата европейска рамка:

| Секция в SAF-T | Какво съдържа | За какво ще следи НАП | | --- | --- | --- | | Header (Заглавна част) | Данни за фирмата, период, софтуер, валута | Идентичност и версия на подадения файл | | General Ledger (Главна книга) | Сметкоплан, начални и крайни салда, всички счетоводни статии | Равновесие на записванията и движение по сметки | | Master Files (Номенклатури) | Клиенти, доставчици, данъчни номера, материални запаси | Валидност на контрагенти и липсващи идентификатори | | Sales & Purchases (Продажби и покупки) | Пълни редове от фактури, кодове на стоки, данъчни ставки | Разминавания в начислен и ползван данъчен кредит | | Payments (Плащания) | Банкови извлечения, касови операции, начини на плащане | Засичане на плащания срещу фактури и касови бележки | | Asset Transactions (Дълготрайни активи) | Амортизационни планове, преоценки, отписвания | Данъчно признати амортизации и скрити активи |

В по-късен етап се очаква да влезе и модулът за движения на материалните запаси (Stock Movements), който изисква пълна проследимост на складовите наличности по партиди и мерни единици.

Кога влиза в сила стандартът в България

Проектът в НАП се движи по линия на Плана за възстановяване и устойчивост. Първоначалните пилотни фази и тестването с големи данъкоплатци са планирани с хоризонт 2025-2026 година, след което ще има поетапен график за задължително прилагане.

Опитът от съседните държави показва ясен модел: първо влизат дружествата от дирекция Големи данъкоплатци и осигурители, година по-късно се включват средните предприятия, а на финала - малките фирми и микробизнеса. Ако управлявате счетоводна кантора, средните ви клиенти ще попаднат в обхвата по-бързо, отколкото предполагате.

Защо старите счетоводни навици ще създадат сериозен проблем

В българската счетоводна практика все още съществуват навици, които при SAF-T ще водят директно до автоматични проверки и глоби. Ето трите най-рискови области:

1. Общи аналитичности и служебни клиенти. Записвания от типа Разни клиенти или Контрагент без ЕИК просто няма как да преминат през валидацията на XML схемата. Всеки запис изисква валиден данъчен номер или изрично посочване на основание за липсата му.

1. Корекции със задна дата. При стандартен одиторски файл всяка корекция оставя дигитална следа. Ако презапишете операция в затворен месец или коригирате статия без сторно запис, хронологията ще се счупи при следващото подаване на данните.

1. Нестандартизирани сметкопланове. Масовата практика всяка кантора да ползва собствен модифициран сметкоплан ще изисква мапинг (съпоставяне) към единната национална таксономия, която НАП ще публикува. Това означава всяка ваша подсметка да бъде съпоставена с точно определен стандартен код.

Какво се изисква от счетоводния софтуер

Много счетоводни програми на българския пазар са строени върху архитектура отпреди две десетилетия. За тях генерирането на SAF-T ще бъде изключително тежко изпитание. За да работи надеждно, съвременният счетоводен софтуер SAF-T трябва да покрива поне три критерия:

• Да поддържа релационна база данни с пълна проследимост на промените (audit log) за всяко действие на оператора.
• Да позволява гъвкаво съпоставяне на вътрешния сметкоплан с официалната таксономия на НАП без нужда от програмиране.
• Да експортира огромни обеми от данни в XML формат с валидация по XSD схема директно в системата, без междинни експортни файлове в Excel.

Ако вашият софтуерен доставчик все още не говори публично за SAF-T стратегията си, време е да му зададете директен въпрос за неговите планове.

В DokiFlow наблюдаваме отблизо развитието на нормативната рамка и подготвяме архитектурата си така, че автоматичният контрол на документи, съпоставянето на плащания и стандартизацията на данните да се случват преди файлът да стигне до НАП.

Какво да направите тази седмица

Не чакайте НАП да пусне окончателната наредба с краен срок след три месеца. Ето четири конкретни стъпки, с които можете да започнете веднага:

• Направете ревизия на номенклатурата с контрагенти: изчистете дублираните записи, попълнете липсващите ЕИК номера и адреси на клиенти и доставчици.
• Проверете аналитичността на материалните запаси: ако водите складови наличности само сумарно в счетоводството, потърсете начин за интеграция със складовия софтуер на клиента.
• Попитайте софтуерния си разработчик писмено: какъв е техният график за поддръжка на SAF-T и ще има ли допълнително таксуване за този модул.
• Ограничете практиката за ръчни корекции в минали периоди: въведете стриктно правило корекциите да минават само през текущи сторнировъчни операции.