SAF-T в България: Подготовка за новия стандартен одиторски файл

Въвеждането на Standard Audit File for Tax (SAF-T) в България е една от най-обсъжданите теми в счетоводните среди напоследък. Макар и да нямаме все още официално приет закон, който да го регламентира, индикациите от НАП и Министерството на финансите сочат, че това е неизбежна стъпка към дигитализация и по-голяма прозрачност. Целта е улесняване на данъчния контрол и намаляване на административната тежест в дългосрочен план. Но преди да стигнем до там, предстои период на адаптация, който ще изисква сериозна подготовка от страна на бизнеса и счетоводните кантори.

Какво представлява SAF-T?

SAF-T е международен стандарт за електронен обмен на счетоводни данни, разработен от Организацията за икономическо сътрудничество и развитие (ОИСР). Неговата основна идея е да предостави унифициран формат, който да позволи на данъчните администрации да изискват и получават лесно достъпни, пълни и надеждни данни от предприятията. Това улеснява извършването на одити и проверки, като намалява нуждата от ръчно събиране и обработка на информация. На практика, вместо да се изпращат различни справки и документи при проверка, НАП ще може да изисква единен файл, съдържащ цялата необходима информация.

Към момента SAF-T е въведен или е в процес на въвеждане в редица европейски държави като Португалия, Норвегия, Австрия, Полша, Литва и Румъния. Всяка страна адаптира стандарта според своите специфични нужди, но основната структура остава същата.

Кога се очаква въвеждането на SAF-T в България?

Конкретна дата за задължителното въвеждане на SAF-T в България все още няма. Първоначално се говореше за 2025 година, но предвид сложността на процеса и необходимостта от промени в законодателството, е по-вероятно да видим пилотни проекти и поетапно въвеждане след 2025 г. или дори 2026 г. Важно е обаче да не се чака последният момент. Подготовката за такъв мащабен проект изисква време и ресурси.

Министерството на финансите и НАП вече работят по казуса. Очаква се да бъде изготвен подробен наръчник и спецификация за българската версия на SAF-T, която ще дефинира точно какви данни и в какъв формат ще се подават. Следете официалните канали за информация, за да сте в течение с актуалните развития.

Какви данни ще се изпращат към НАП?

SAF-T е изключително детайлен и покрива широк спектър от финансови и счетоводни данни. Въпреки че българската спецификация тепърва ще бъде финализирана, можем да очакваме, че тя ще включва основните компоненти на международния стандарт. Ето основните категории данни, които вероятно ще бъдат изисквани:

• Главна книга (General Ledger): Всички счетоводни операции, включително дебитни и кредитни салда, дати на осчетоводяване, номера на документи и описания. Това включва всички счетоводни сметки и техните движения.
• Клиенти и доставчици (Customers and Suppliers): Пълна информация за всички партньори - идентификационни номера, адреси, банкови сметки, информация за контакт.
• Фактури (Invoices): Подробни данни за издадените и получените фактури, включително номер, дата, стойност, ДДС ставки, вид на стоката/услугата, данни за клиента/доставчика.
• Движение на материални запаси (Inventory Movements): Информация за покупките, продажбите, вътрешните движения и корекциите на складовите наличности. Това е особено важно за търговски и производствени предприятия.
• Дълготрайни активи (Fixed Assets): Детайли за придобиване, амортизация, преоценки и отписване на дълготрайните активи.
• Плащания (Payments): Информация за всички входящи и изходящи плащания, включително банкови преводи, плащания в брой и други разплащания.

Това са само основните категории. Всяка от тях съдържа множество подкатегории и полета, които трябва да бъдат попълнени коректно. Важно е да се разбере, че SAF-T изисква не само агрегирани данни, но и детайлна информация на ниво документ и операция.

Какво да приготвят счетоводните кантори и фирмите?

Подготовката за SAF-T е комплексен процес, който засяга както софтуерните системи, така и вътрешните процеси и квалификацията на персонала. Ето основните стъпки, които трябва да предприемете:

1. Оценка на текущите системи: Проверете дали текущият ви счетоводен софтуер е способен да генерира SAF-T файл. Свържете се с доставчика на софтуера за информация. Повечето модерни ERP и счетоводни системи ще предложат модули за SAF-T, но може да се наложи актуализация или допълнителна конфигурация.
2. Преглед на данните: SAF-T изисква изключително чисти и коректни данни. Това е отлична възможност да направите "пролетно почистване" на базата данни - проверете за дублиращи се записи, непълна информация, некоректни ДДС номера или адреси. Качеството на данните ще бъде от ключово значение.
3. Обучение на персонала: Счетоводителите и финансовите специалисти трябва да бъдат запознати с изискванията на SAF-T. Това включва разбиране на структурата на файла, дефинициите на различните полета и как те кореспондират с текущите счетоводни практики.
4. Процедури за съответствие: Разработете вътрешни процедури, които гарантират, че всички нови данни се въвеждат по начин, съвместим със SAF-T изискванията. Това може да включва стандартизиране на описанията на операциите, кодиране на продукти и услуги и други.
5. Тестове: След като софтуерът е готов и данните са почистени, извършете тестово генериране на SAF-T файлове. Това ще помогне да се идентифицират потенциални проблеми и да се коригират преди реалното въвеждане.

Контролен списък за подготовка

• [ ] Разговаряйте с доставчика на счетоводен софтуер за SAF-T модул.
• [ ] Извършете преглед и почистване на базата данни с клиенти, доставчици и номенклатури.
• [ ] Проверете пълнотата и коректността на всички задължителни полета за фактури и документи.
• [ ] Обучете счетоводния екип за новите изисквания.
• [ ] Разработете вътрешни правила за въвеждане на данни, съобразени със SAF-T.
• [ ] Бюджетирайте за евентуални разходи за софтуерни актуализации или консултации.
• [ ] Следете официалните новини от НАП и МФ за актуални спецификации.

Какви системи отговарят на изискванията за SAF-T?

За да отговаря една система на изискванията за SAF-T, тя трябва да може да генерира файл в XML формат, който стриктно следва дефинираната от НАП схема. Това означава, че не просто трябва да имате счетоводен софтуер, а той трябва да е актуализиран и конфигуриран специално за SAF-T.

Повечето утвърдени ERP системи (като SAP, Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics) и специализирани счетоводни софтуери (като Microinvest, WorkFlow, Ажур, Плюс Минус и други български разработки) вече работят или ще работят по интегрирането на SAF-T функционалност. При избор на нов софтуер или при актуализация на съществуващ, задайте конкретни въпроси на доставчика относно:

• Наличие на SAF-T модул: Има ли вече разработен или планиран такъв модул?
• Съответствие с българската спецификация: Ще бъде ли модулът адаптиран към специфичните изисквания на НАП?
• Версии и актуализации: Кога се очакват актуализации, които да включат SAF-T?
• Поддръжка и обучение: Предлага ли се поддръжка и обучение за работа със SAF-T функционалността?
• Тестови възможности: Може ли да се генерира тестов файл за валидация?

Важно е да се работи в тясно сътрудничество с доставчика на софтуер, тъй като те ще бъдат основният ви партньор в техническата реализация на SAF-T. Не забравяйте, че дори най-добрият софтуер не може да компенсира неточни или непълни входящи данни.

Заключение

Въвеждането на SAF-T в България е голяма стъпка напред към по-модерна и дигитализирана данъчна администрация. То ще донесе предизвикателства, но и възможности за оптимизация на вътрешните процеси и повишаване на качеството на счетоводните данни. Започнете подготовката навреме, за да посрещнете промените без излишен стрес. Бъдете проактивни, информирайте се и работете в екип с вашите софтуерни партньори.

Какво да направите тази седмица

1. Свържете се с вашия доставчик на счетоводен софтуер и попитайте за плановете им относно SAF-T модул за България.
2. Направете бърз преглед на качеството на данните във вашата система - особено при клиенти, доставчици и номенклатури.
3. Запознайте се по-подробно с международните SAF-T стандарти, за да имате обща представа какво предстои.
4. Обсъдете темата с колеги и обменяйте информация за актуални новини от НАП.

DokiFlow е български B2B блог, който предоставя актуална и практична информация за счетоводители, собственици на малки фирми и финансови специалисти.