Минимално счетоводство за малка фирма: Какво е задължително?

Всяка фирма в България, независимо от размера си, е длъжна да спазва определени счетоводни правила. Дори и да сте едноличен търговец с малък магазин или да предлагате услуги като свободна професия, трябва да познавате основните изисквания. Неспазването им може да доведе до сериозни глоби от НАП и други институции. Нека видим какво е абсолютно необходимо да поддържате.

Задължителни счетоводни документи

В основата на всяко счетоводство са първичните счетоводни документи. Те доказват извършването на стопански операции и без тях не може да има коректно осчетоводяване.

• Фактури: За получени доставки и услуги, както и за издадени такива. Важно е да са издадени правилно, с всички изискуеми реквизити по ЗДДС, дори да не сте регистрирани по ДДС.
• Касови бележки/фискални бонове: При плащане в брой на стоки или услуги. Вашият касов апарат трябва да е регистриран в НАП и да издава фискални бонове при всяка продажба.
• Банкови извлечения: Документират всички движения по банковите сметки на фирмата. Те са особено важни при безкасови плащания.
• Ведомости за заплати и граждански договори: Ако имате нает персонал или плащате на външни изпълнители по граждански договори. Тези документи са от ключово значение за ТРЗ и осигуряване.
• Договори: Всички договори с клиенти, доставчици, наети лица, договори за наем и други, които пораждат финансови задължения или права за фирмата.
• Протоколи, приемо-предавателни протоколи: За придобиване на дълготрайни активи, за извършени ремонти, за приемане на услуги и други специфични операции.

Всички тези документи трябва да се съхраняват в оригинал за периода, определен от Закона за счетоводството - обикновено 5 до 10 години, в зависимост от вида на документа.

Счетоводни регистри, които трябва да поддържате

Дори и да сте микропредприятие, трябва да поддържате определени счетоводни регистри. Те обобщават информацията от първичните документи по систематизиран начин.

Задължителни регистри за нерегистрирани по ДДС фирми:

1. Хронологичен регистър: Записва всички стопански операции по реда на тяхното възникване. Това е един вид хронологичен дневник на събитията във фирмата. Всеки документ трябва да намери отражение тук.
2. Регистър на дълготрайните активи: Ако фирмата притежава и ползва дълготрайни активи (например компютри, машини, автомобили, имоти), трябва да се води такъв регистър. В него се описват актива, датата на придобиване, стойността, начислената амортизация.
3. Инвентарна книга: За описване на материалните запаси, стоки, материали. Целта е да се проследява движението им.
4. Касова книга: За отразяване на всички касови приходи и разходи, ако имате касови операции. Тя е задължителна, ако работите в брой.

За регистрирани по ДДС фирми:

Освен горепосочените, регистрираните по ДДС лица трябва да водят и:

• Дневник за покупките по ЗДДС: Всички получени фактури и други документи, свързани с покупки, за които имате право на данъчен кредит.
• Дневник за продажбите по ЗДДС: Всички издадени фактури и други документи, свързани с продажби.

Тези дневници се подават ежемесечно в НАП като част от ДДС декларацията.

Основни срокове, които не бива да изпускате

Спазването на сроковете е от изключителна важност. Пропуснатите срокове водят до санкции.

• До 10-то число на месеца: Подаване на Декларация образец 1 и 6 за предходния месец (за осигуровки и данъци върху доходи от трудови правоотношения). До тази дата се плащат и самите осигуровки и данъци.
• До 15-то число на месеца: Подаване на VIES декларация, ако сте извършвали вътреобщностни доставки или услуги (за регистрирани по ДДС лица).
• До 20-то число на месеца: Подаване на ДДС декларация за предходния месец (за регистрирани по ДДС лица). До тази дата се внася и дължимия ДДС.
• До 30 април на следващата година: Подаване на Годишна данъчна декларация по чл. 92 от ЗКПО (за юридически лица) или по чл. 50 от ЗДДФЛ (за ЕТ и физически лица). До тази дата се плаща и дължимия данък.
• До 30 юни на следващата година: Подаване на Годишен финансов отчет в Търговския регистър.

Често срещани грешки и как да ги избегнете

Малките фирми често допускат едни и същи грешки, които могат да бъдат избегнати с малко повече внимание.

• Липса на първични документи: Най-честата грешка. Всяка стопанска операция трябва да е документирана. Без фактура за разход, той не може да бъде признат.
• Неправилно издадени фактури: Пропуснати реквизити, грешни данни за контрагента, липса на основание за неначисляване на ДДС.
• Несъответствие между касови операции и касова наличност: Важно е касовата книга и реалната наличност в касата да съвпадат. Ревизиите на НАП често започват оттук.
• Пропуснати срокове за декларации и плащания: Води директно до глоби и лихви.
• Неподадени ГФО: Задължително е всяка фирма да подаде годишен финансов отчет, дори да няма дейност.
• Липса на счетоводна политика: Дори и за малка фирма е добре да има приета счетоводна политика, която да описва избраните счетоводни методи.
• Смесване на лични и фирмени финанси: Изключително важно е да разделяте личните си средства от тези на фирмата. Всяка операция трябва да преминава през фирмените сметки или каса.

Какво да направите тази седмица

1. Прегледайте актуалността на касовия си апарат: Уверете се, че е регистриран правилно в НАП и е в изправност. Проверете дали издава фискални бонове за всички продажби.
2. Подредете първичните си документи: Създайте си система за съхранение - папки по месеци, по видове документи. Уверете се, че имате всички фактури за получени и издадени услуги/стоки.
3. Запознайте се със сроковете: Отбележете си в календар или използвайте напомняния за ключовите дати за подаване на декларации и плащане на данъци и осигуровки.
4. Разграничете личните и фирмените си финанси: Ако досега сте ги смесвали, започнете да ги разделяте. Всяка фирмена покупка или продажба трябва да минава през фирмения банков превод или каса.

Счетоводството не е просто формалност, а инструмент за проследяване на финансовото състояние на бизнеса. Дори и да сте малка фирма, поддържането на ред в документите и спазването на основните правила ще ви спести много главоболия и потенциални санкции. Ако имате съмнения, винаги се консултирайте със счетоводител. За още полезни съвети и актуална информация, следете нашия блог в DokiFlow.