Автоматично съпоставяне на банкови извлечения: Защо е важно, какво искат НАП и БНБ и как да го правим правилно

Финансовата отчетност изисква прецизност, а един от най-често срещаните източници на разминавания са банковите транзакции. Всяка стотинка трябва да е на мястото си, особено когато говорим за месечно затваряне и подготовка за годишни отчети.

Защо сверката е задължителна

Сверката между банковите извлечения и счетоводните записи не е просто добра практика, тя е фундамент на коректното счетоводство. Целта е да се гарантира, че всички парични потоци, отразени в банковите извлечения, са правилно осчетоводени в системата на фирмата и обратното. Това помага за идентифициране на грешки, пропуски, неразпознати плащания, а понякога дори и измами.

Представете си, че сте осчетоводили плащане от клиент, но то не се е появило в банката. Или обратното - в банката има постъпление, което не е отразено във вашата система. Тези разминавания могат да доведат до сериозни проблеми - от неправилно изчислени данъци до затруднения при изготвяне на финансови отчети и одити. Неточната информация може да скрие реалната ликвидност на компанията.

Какво представлява автоматичното съпоставяне (банков матчинг)

Автоматичното съпоставяне, или както често го наричаме - банков матчинг, е процес, при който софтуерна система сравнява банковите транзакции от електронни извлечения с осчетоводените плащания и постъпления във вашата счетоводна програма. Целта е да се намерят съвпадащи записи въз основа на определени критерии - сума, дата, референция, страна по операцията.

В идеалния случай, системата автоматично "свързва" (матчва) 80% или повече от транзакциите. Останалите, които не могат да бъдат съпоставени автоматично, изискват ръчна намеса и анализ от счетоводителя. Това са обикновено транзакции с неясни основания, грешни референции, закръглени суми или комбинирани плащания.

Защо НАП и БНБ го искат (непряко)

Директно изискване от НАП или БНБ за "автоматично съпоставяне" няма. Но и двете институции имат косвени изисквания, които правят подобен процес не просто препоръчителен, а на практика задължителен за поддържане на коректна и прозрачна отчетност.

• НАП: Националната агенция за приходите изисква точна и пълна информация за всички финансови операции на дружеството. Това включва правилно отразяване на приходите и разходите, свързани с банкови транзакции. Неточности при осчетоводяването на банковите движения могат да доведат до грешно изчислени данъци (ДДС, корпоративен данък), което от своя страна води до санкции и ревизии. Сверката осигурява, че всички банкови постъпления, които са приход, са обложени, и всички разходи, които дават право на данъчен кредит, са правилно документирани. При ревизия, едно от първите неща, които данъчните правят, е да сравнят банковите извлечения с осчетоводените операции.

• БНБ: Българската народна банка, като централна банка, следи за стабилността на финансовата система и прилагането на политики, свързани с платежните системи и борбата с изпирането на пари (ЗМИП). Макар че БНБ не се занимава пряко с оперативните счетоводни записи на фирмите, коректното отразяване на банковите транзакции е ключово за изпълнение на изискванията по ЗМИП. Всяка транзакция, особено тези с по-голям обем или необичаен характер, трябва да бъде проследима и обоснована. Точната сверка помага за бързото идентифициране на такива операции и гарантира, че фирмата е в състояние да предостави адекватна информация при евентуални запитвания от страна на банките или регулаторните органи.

Накратко, макар да няма конкретен член в закон, който да казва "правете автоматичен банков матчинг", изискванията за пълнота, достоверност и проследимост на счетоводната информация го налагат като ефективен инструмент за постигане на тези цели.

Как изглежда добрият workflow за месечно затваряне с автоматично съпоставяне

Ето един пример за ефективен работен процес, който включва автоматично съпоставяне на банкови извлечения:

1. Ежедневен или седмичен импорт на извлечения: Всяка сутрин или в началото на работната седмица, импортирайте електронните банкови извлечения (в SWIFT MT940, CSV, OFX или друг поддържан формат) във вашата счетоводна или ERP система. Колкото по-често, толкова по-добре, особено за фирми с голям обем транзакции.

1. Стартиране на автоматичното съпоставяне: Пуснете функцията за автоматичен матчинг. Системата ще се опита да свърже транзакциите въз основа на предварително зададени правила:

• Съвпадение по сума и дата.
• Съвпадение по сума, дата и референция (основание за плащане).
• Съвпадение по IBAN на контрагента и сума.
• Правила за разпознаване на повтарящи се плащания (наеми, абонаменти).
• Правила за разпознаване на такси и комисиони.

1. Преглед на съпоставените транзакции: Проверете списъка с автоматично съпоставените транзакции. Уверете се, че логиката на системата е била правилна. При добра настройка, този преглед е бърз и рутинен.

1. Ръчна обработка на несъпоставени транзакции: Това е най-важната част, която изисква вашата експертиза.

• Разследване на причините: Защо транзакцията не е била съпоставена? Може ли да е грешка в основанието за плащане? Липсващ документ? Неосчетоводена фактура?
• Идентифициране на кореспондентни записи: Намерете съответния документ (фактура, проформа, разходен ордер) или осчетоводете транзакцията ръчно, ако е необходимо.
• Създаване на нови правила: Ако забележите повтарящи се сценарии за несъпоставени транзакции (например, специфичен тип такса от банката), създайте ново правило за автоматично съпоставяне за в бъдеще. Това ще намали ръчния труд при следващите цикли.

1. Осчетоводяване на банкови такси и лихви: Те често се появяват в извлечението, но не винаги имат предварителен документ. Осчетоводяват се директно от извлечението.

1. Приключване на сверката: След като всички транзакции са съпоставени или обяснени, банковата сметка в счетоводната програма трябва да съответства на крайния салдо по банковото извлечение. Разликата трябва да е нула.

1. Генериране на отчет за сверка: Добра практика е да се генерира отчет, който показва всички съпоставени и несъпоставени транзакции, както и крайния резултат от сверката. Това е важен документ за вътрешен контрол и за одит.

Практически съвети за ефективен матчинг

• Стандартизирайте основанията за плащане: Насърчавайте клиентите и доставчиците да използват точни и пълни основания за плащане, включващи номера на фактури или договори.
• Използвайте референтни номера: Когато правите плащания, винаги посочвайте референтен номер, който лесно може да бъде разпознат от получателя.
• Активирайте автоматични правила: Повечето модерни счетоводни софтуери предлагат възможност за създаване на правила за автоматично съпоставяне. Използвайте ги максимално.
• Редовност: Не отлагайте сверката. Колкото по-рано се открие грешка, толкова по-лесно е да се коригира. Месечното затваряне е критично, но и седмична или дори ежедневна сверка е възможна.
• Комуникация: Поддържайте добра комуникация с екипа по продажби и снабдяване, за да сте информирани за предстоящи плащания и постъпления.

Контролен списък за банков матчинг

Ето какво трябва да проверите всеки месец:

• [ ] Изтеглени ли са всички банкови извлечения за периода?
• [ ] Импортирани ли са извлеченията в счетоводната система?
• [ ] Стартирана ли е функцията за автоматично съпоставяне?
• [ ] Прегледани ли са успешно съпоставените транзакции?
• [ ] Анализирани ли са и обработени ли са всички несъпоставени транзакции?
• [ ] Осчетоводени ли са всички банкови такси, лихви, обмяна на валута?
• [ ] Салдото по банковата сметка в системата съвпада ли със салдото по извлечението?
• [ ] Генериран ли е отчет за сверката за архивиране?
• [ ] Актуализирани ли са правилата за автоматично съпоставяне, ако е необходимо?

В заключение, автоматичното съпоставяне на банкови извлечения е мощен инструмент, който спестява време, намалява грешките и осигурява висока степен на достоверност на финансовата информация. То е незаменим помощник в процеса на месечно затваряне и гарантира, че фирмата ви е винаги подготвена за проверки от НАП и БНБ.

В DokiFlow разбираме колко времеемък може да бъде ръчният банков матчинг. Затова нашата платформа е проектирана да автоматизира голяма част от този процес, освобождавайки ви време за по-сложни анализи и консултации. С DokiFlow получавате не просто софтуер, а партньор, който разбира нуждите на съвременното счетоводство.

Какво да направите тази седмица

1. Проверете дали вашата счетоводна програма предлага функции за автоматично съпоставяне на банкови извлечения. Ако не, проучете възможностите за надграждане или интегриране с такава система.
2. Разгледайте последните си банкови извлечения и идентифицирайте най-честите типове несъпоставени транзакции. Помислете как може да стандартизирате информацията за тях.
3. Разговаряйте с банковия си консултант за възможностите за експорт на извлечения в различни формати, които са удобни за автоматизиран импорт.
4. Започнете да прилагате контролния списък за банков матчинг при следващото си месечно затваряне.